EHF-faktura til det offentlige

Av Terje Moy, ansvarlig redaktør · Oppdatert september 2026

Selger du noe til staten, en kommune eller en fylkeskommune, må fakturaen sendes elektronisk i EHF-format. En PDF vedlagt en e-post regnes ikke som elektronisk faktura, uansett hvor pen den er – den blir avvist, og du får ikke betalt før du sender riktig.

Dette er en av de tingene ingen forteller deg før du står midt i det. Du har vunnet et oppdrag for kommunen, levert jobben, sendt faktura til den e-postadressen du fikk oppgitt, og så skjer det ingenting. Etter tre uker ringer du og får vite at fakturaen aldri kom inn i systemet, fordi den ikke var EHF.

Hva er EHF egentlig?

EHF står for Elektronisk handelsformat og er den norske standarden for å sende handelsdokumenter som strukturerte datafiler. En EHF-faktura er ikke et bilde av en faktura. Det er en maskinlesbar fil der hvert felt – organisasjonsnummer, fakturanummer, forfallsdato, MVA-sats, referanse – ligger i en definert struktur som mottakerens økonomisystem kan lese rett inn uten at et menneske taster noe.

Formatet bygger på den europeiske standarden bak Peppol-nettverket, som er infrastrukturen fakturaene sendes gjennom. Du trenger ikke forstå Peppol for å bruke det – like lite som du trenger å forstå SMTP for å sende e-post.

Hvem må sende EHF?

Alle som fakturerer statlige virksomheter, kommuner og fylkeskommuner. Kravet følger av regelverket om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser, og gjelder uavhengig av om oppdraget kom gjennom en anbudskonkurranse eller om du bare solgte noen timer til den lokale skolen. Størrelsen på leverandøren spiller ingen rolle – enkeltpersonforetaket med én kunde er omfattet på samme måte som konsernet.

Kravet gjelder i praksis også kommunale foretak og en rekke offentlig eide selskaper. Er du i tvil om en bestemt mottaker, slå opp organisasjonsnummeret i det offentlige adresseregisteret (mer om det nedenfor).

Har du planer om å levere til det offentlige mer systematisk, hører EHF hjemme i den samme forberedelsen som resten av anbud og offentlige anskaffelser. Oppdragsgivere spør ofte i konkurransegrunnlaget om du kan sende EHF, og et nei er en dårlig start.

Og de private kundene?

Formelt er det ingen plikt til å sende EHF til private virksomheter. I praksis krever store deler av norsk næringsliv det likevel. Byggevarekjeder, entreprenører, dagligvaregrossister, banker, energiselskaper – alle med store fakturavolumer har innført det, fordi automatisk innlesing sparer dem for manuelt arbeid.

Det som starter som et krav fra kommunen, ender derfor ofte som standardmåten du fakturerer på – og det er greit. Når løsningen først er på plass, koster EHF deg ikke mer enn PDF, og betalingen kommer gjerne raskere fordi fakturaen går rett inn i mottakerens godkjenningsflyt.

Hvordan kommer du i gang?

Det finnes to praktiske veier, og for de aller fleste er den første riktig.

1. Regnskaps- eller fakturaprogram med EHF-støtte

De vanlige norske skyløsningene for regnskap og fakturering har EHF innebygd, og har allerede avtale med et aksesspunkt i bakgrunnen. Du huker av for at kunden skal ha EHF, systemet slår opp organisasjonsnummeret, og fakturaen går. Sjekk hva løsningen din faktisk støtter før du velger – det er ett av kriteriene som bør inn når du skal velge regnskapsprogram.

2. Egen avtale med et aksesspunkt

Et aksesspunkt er en tjenesteleverandør som er godkjent for å sende og motta dokumenter i Peppol-nettverket. Bruker du et bransjesystem eller et ERP-system som ikke har EHF innebygd, kobler du det til et aksesspunkt gjennom en integrasjon. Dette er veien for større virksomheter og for de som fakturerer fra fagsystemer.

Det finnes i tillegg enkle nettportaler der du kan taste inn en faktura manuelt og få den sendt som EHF. Det fungerer hvis du sender to fakturaer i året til én kommune. Sender du flere, blir dobbeltarbeidet fort dyrere enn løsningen du sparte deg for – og du får bokføringen i to systemer.

Hva er ELMA, og må du registrere deg der?

ELMA er det norske adresseregisteret for elektronisk handel: et oppslagsregister som forteller hvilke organisasjonsnumre som kan motta hvilke dokumenttyper, og hvilket aksesspunkt de hører til. Digitaliseringsdirektoratet forvalter registeret.

To ting er verdt å ha klart:

• For å sende EHF trenger du ikke å stå i ELMA. Du trenger bare en sendeløsning, og at mottakeren står der.
• For å motta EHF må ditt eget organisasjonsnummer være registrert i ELMA. Det er aksesspunktet ditt – i praksis regnskapsprogrammet – som melder deg inn. Du gjør det ikke selv i et skjema.

Å kunne motta er verdt å skru på selv om ingen har bedt om det. Leverandørfakturaer som kommer inn som EHF, blir lest automatisk inn i regnskapet med beløp, forfall og MVA på plass. Det er den enkleste tidsbesparelsen i hele regnskapsføringen, og den bortfaller helt hvis du fortsatt får alt på e-post.

Hvorfor blir EHF-fakturaer avvist?

Nesten aldri på grunn av teknikken. Den vanligste årsaken er referansefeltet.

Offentlige virksomheter krever normalt en referanse på fakturaen – ofte kalt «Deres referanse», et bestillingsnummer eller en ressursnummer-kode som identifiserer hvilken avdeling eller hvilket prosjekt kostnaden hører til. Mangler den, eller er den feil, går fakturaen enten i retur eller blir liggende i et unntaksbehandlingsspor der ingen har den travelt.

Be om referansen samtidig som du får bestillingen, ikke etterpå. Skriv den inn i kundekortet i regnskapssystemet med én gang, så følger den med automatisk neste gang. De øvrige innholdskravene er de samme som ellers – se hvordan du fakturerer riktig for hva et salgsdokument må inneholde av opplysninger, MVA og fakturanummer.

Andre klassikere: feil organisasjonsnummer (kommunen har mange, og hovednummeret er ikke alltid riktig mottaker), manglende vedlegg der avtalen krever timelister, og fakturaer sendt til et underforetak som ikke er registrert som EHF-mottaker.

Endrer EHF noe i bokføringen din?

Nei. En EHF-faktura er et helt vanlig salgsdokument, med de samme kravene til innhold, nummerserie og oppbevaring som en papirfaktura. Den skal bokføres på samme måte, med samme MVA-behandling, og oppbevaringsplikten er den samme – hovedregelen er fem år. Se oppbevaringsplikt for regnskap for detaljene.

Skal du sende en kreditnota på en EHF-faktura, sendes også den som EHF, med referanse til den opprinnelige fakturaen. Ikke send kreditnotaen som PDF på e-post – da får du to dokumenter som ikke finner hverandre i mottakerens system, og en purring på en faktura du trodde var annullert.

Får du ikke betalt tross korrekt EHF-faktura, er den videre håndteringen den vanlige. Det offentlige betaler som regel innen fristen, men prosessen med purring og inkasso gjelder også her.

Ofte stilte spørsmål

Må enkeltpersonforetak også sende EHF?

Ja. Kravet gjelder leverandøren, ikke selskapsformen. Fakturerer ditt ENK en kommune, skal fakturaen sendes elektronisk i EHF-format på lik linje med et AS.

Kan jeg sende EHF gratis?

Det finnes gratis og rimelige alternativer, blant annet enkle nettportaler for manuell utsendelse, men prisbildet varierer og endres. Sjekk hva løsningen din tar før du binder deg, og regn med tidsbruken ved manuell registrering i tillegg til eventuelle gebyrer.

Hva gjør jeg hvis kunden ikke står i ELMA?

Da kan ikke virksomheten motta EHF, og du må avtale et annet format. Er det en offentlig virksomhet som ikke er registrert, ta kontakt med deres regnskapsavdeling – de har normalt en mottakeradresse, men kanskje under et annet organisasjonsnummer enn det du har fått oppgitt.

Er EHF det samme som EDI?

Nei. EDI er en samlebetegnelse på elektronisk datautveksling mellom bedrifter og har eksistert lenge i mange varianter, ofte i bilaterale avtaler. EHF er én bestemt standard som sendes gjennom et felles nettverk, slik at alle kan nå alle uten egne avtaler.

Må jeg registrere meg for å motta EHF selv?

Ikke i et skjema du fyller ut. Du sier fra til regnskapssystemet eller aksesspunktet ditt at du vil motta EHF, og de registrerer organisasjonsnummeret ditt i ELMA. Etterpå kan du kontrollere at det ble gjort ved å søke opp nummeret ditt selv.