Vipps og kort koster deg et gebyr per transaksjon, men pengene kommer inn i løpet av dager og risikoen for tap er nær null. Faktura koster tilsynelatende ingenting, men du finansierer kunden i mellomtiden – og hvis hun ikke betaler, har du både mistet varen og pengene. Regnestykket handler like mye om likviditet og risiko som om gebyrer.
De fleste nystartede velger betalingsmåte etter hva som er lett å sette opp. Det er sjelden feil, men det er ikke noen vurdering. Her er de tre alternativene stilt opp mot hverandre på det som faktisk påvirker bunnlinjen.
Hva koster de tre – egentlig?
Prisene endres og varierer mellom leverandører, så konkrete satser hører ikke hjemme i en artikkel som denne. Strukturen på kostnadene er derimot stabil, og den er verdt å kjenne:
- Kort koster deg en prosentandel av beløpet, ofte pluss et fast ørebeløp per transaksjon, i tillegg til leie eller kjøp av terminal. Utenlandske kort og kredittkort er dyrere enn norske debetkort. Ved netthandel kommer også kostnaden for betalingsløsningen på toppen.
- Vipps har en tilsvarende modell for bedriftsbruk – gebyr per transaksjon, ofte prosentbasert, med ulike priser for de forskjellige produktene (fysisk butikk, nettbutikk, faktura i app, faste betalinger).
- Faktura koster deg tiden det tar å lage og følge opp den, eventuelle utsendelsesgebyrer i regnskapsprogrammet, og – dette er den store posten – kapitalen du binder opp mens kunden har varen din og du venter på pengene.
Hent prislister fra to eller tre leverandører før du bestemmer deg, og sammenlign totalprisen: transaksjonsgebyr, månedsavgift, terminalleie og bindingstid samlet. En løsning med lavt transaksjonsgebyr og høy månedsavgift lønner seg først over et visst volum. Regn på ditt eget volum, ikke på eksemplet i brosjyren.
Det du ikke kan gjøre: ta et gebyr av kunden for at hun betaler med kort. Det er ikke lov å kreve tillegg for bruk av vanlige betalingskort i Norge. Kostnaden må inn i prisen på varen eller tjenesten, ikke som et påslag i kassen.
Hvor fort får du pengene?
Dette er forskjellen som betyr mest for en ny bedrift, og som færrest regner på.
| Vipps | Kort | Faktura | |
|---|---|---|---|
| Tid til pengene er på konto | Dager | Dager | Betalingsfristen, pluss forsinkelsen |
| Direkte gebyr | Per transaksjon | Per transaksjon + terminal | Lite eller ingenting |
| Risiko for å ikke få betalt | Svært lav | Svært lav | Reell, og din alene |
| Arbeid per salg | Nesten null | Nesten null | Fakturering, oppfølging, purring |
| Når skal MVA innberettes | Ved salget | Ved salget | Når fakturaen er utstedt – ikke når den betales |
| Passer for | Småbeløp, marked, tjenester på stedet | Butikk, kafé, netthandel | Bedriftskunder, større beløp, løpende oppdrag |
Den nest siste linjen er den som virkelig svir. Utgående merverdiavgift periodiseres etter fakturadato, ikke etter betaling. Fakturerer du 200 000 kroner pluss 25 prosent MVA i mars, skal de 50 000 kronene med i MVA-meldingen for den terminen – selv om kunden ikke har betalt en krone. Du kan altså havne i den absurde situasjonen at du betaler statens andel av en omsetning du selv ikke har mottatt. Dette er en av de klassiske likviditetsfellene, og den er verdt å ha i likviditetsbudsjettet fra første måned.
Hvorfor er faktura «gratis» bare på papiret?
Ta et enkelt regnestykke. Du fakturerer 50 000 kroner i måneden med 14 dagers forfall, og kundene betaler i snitt etter 30 dager. Da har du til enhver tid rundt 50 000 kroner utestående. Det er penger du har jobbet for, betalt lønn og varekjøp for, og som ligger hos noen andre. I praksis er du blitt bank for kundene dine, uten å ta betalt for det.
Så kommer den delen som ikke er teoretisk: én av dem betaler aldri. En faktura på 30 000 kroner går tapt. Hvis du har 20 prosent dekningsbidrag på det du selger, må du omsette for 150 000 kroner ekstra bare for å hente inn tapet. Sammenlign det med hva kortgebyrene på 150 000 kroner ville kostet, så ser du hvorfor «gratis» er et misvisende ord.
Tapet blir ikke borte selv om du kan føre det som tap på kundefordringer og få tilbake merverdiavgiften. Fradraget dekker skattedelen, ikke arbeidet ditt.
Hvordan bør du velge?
Utgangspunktet er hvem du selger til, ikke hva du synes er praktisk.
Selger du til privatpersoner ved levering – butikk, kafé, frisør, marked, kurs – skal du ta betalt der og da. Kort og Vipps, ferdig. Det er ingen god grunn til å sende faktura til en privatkunde som står foran deg. Husk at betaling ved levering er kontantsalg i bokføringsreglenes forstand, og at det utløser krav om produkterklært kassasystem uansett om betalingen skjer med kort eller i app.
Selger du til bedrifter, er faktura normen og du kommer sjelden utenom. Bedriftskunder har innkjøpsrutiner, attestasjonsflyt og betalingsdager, og en leverandør som krever kort på forskudd virker uprofesjonell. Da er svaret ikke å droppe faktura, men å bruke kredittvurdering og betingelser som verktøy.
Selger du store enkeltbeløp til privatpersoner – håndverkertjenester, et bryllupsoppdrag, en spesialbestilling – er delbetaling ofte det riktige. Forskudd eller depositum ved bestilling, resten ved levering. Da har du dekket materialkostnaden hvis kunden trekker seg, og du finner raskt ut om betalingsviljen er reell.
Kombiner heller enn å velge: Ta betalt på stedet av alle som er der, og faktura til de som ikke kan betale på stedet. En håndverker som tar kort i bilen for småjobber under noen tusen, og fakturerer bare de større prosjektene, halverer antallet fakturaer å følge opp – og fjerner nesten hele tapsrisikoen.
Hvordan reduserer du risikoen ved faktura?
Fem grep, i den rekkefølgen de gir mest effekt:
- Kredittsjekk nye kunder før du leverer noe større. En kredittsjekk koster lite og fanger opp de åpenbare tilfellene. Ferske betalingsanmerkninger på et foretak du skal levere for 80 000 kroner til, er informasjon du vil ha før du starter, ikke etterpå.
- Sett kortere betalingsfrist på nye kunder. 14 dager i stedet for 30 er ikke uhøflig, det er vanlig. Lengre frister kan du gi når kunden har vist at hun betaler.
- Delfakturer store oppdrag. Går prosjektet over måneder, fakturer etterskuddsvis i etapper. Da oppdager du et betalingsproblem etter den første fakturaen, ikke etter den siste.
- Purr på dag én. Bedrifter som purrer automatisk dagen etter forfall, får betalt raskere enn de som venter to uker av høflighet. Rutinen for purring og inkasso bør være satt opp i systemet før den første fakturaen sendes, ikke improvisert når problemet oppstår.
- Skriv betingelsene ned. Betalingsfrist, forsinkelsesrente og hva som skjer ved manglende betaling hører hjemme i salgsbetingelsene dine og i avtalen med kunden.
Er kapitalbindingen problemet snarere enn tapsrisikoen, finnes det finansieringsløsninger som factoring eller kassekreditt. Begge koster penger, og begge er billigere enn å stoppe opp fordi lønningsdagen kom før kundens betaling.
Hva krever bokføringen av hver betalingsmåte?
Alle tre skal ende opp i regnskapet med et salgsdokument, men veien dit er ulik.
Kort og Vipps ved levering registreres i kassasystemet, kunden får kvittering, og dagsoppgjøret dokumenterer summen. Deretter må du avstemme mot det som faktisk kommer inn på konto. Innbetalingen fra kortinnløseren kommer som regel netto etter gebyr og samlet for flere dager – bruttoomsetningen og gebyret må bokføres hver for seg, ikke som ett nettobeløp. Dette er en av de vanligste feilene i egenførte regnskap.
Vipps har i tillegg en fallgruve: bruk aldri et privat Vipps-nummer til næringsinntekter. Betalinger til privat nummer havner utenfor bedriftens kontoer, blir vanskelige å dokumentere, og ser i verste fall ut som unndragelse. Bruk en bedriftsløsning knyttet til organisasjonsnummeret og bedriftskontoen.
Faktura er det formelt strengeste. Salgsdokumentet må inneholde alle de lovpålagte opplysningene, fakturanumrene skal være fortløpende uten hull, og MVA-behandlingen skal fremgå. Se fakturere riktig for kravene i sin helhet. Fakturerer du det offentlige, skal fakturaen i tillegg sendes elektronisk i EHF-format.
Uansett løsning: sørg for at betalingsmåten snakker med regnskapsprogrammet. Manuell overføring av tall mellom kasse, terminal, betalingsapp og regnskap er den beste måten å bruke opp helgene sine på, og den sikreste kilden til avvik ingen greier å forklare i mars året etter.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg legge kortgebyret på kunden?
Nei, ikke for vanlige betalingskort. Kostnaden må dekkes gjennom prisen din. Regn den inn i kalkylen på samme måte som emballasje og frakt.
Kan jeg ta imot Vipps på mitt private nummer for firmaet?
Nei. Næringsinntekter skal inn på bedriftens konto og dokumenteres i bedriftens regnskap. Bruk en Vipps-løsning for bedrift knyttet til organisasjonsnummeret.
Må jeg ha kassasystem hvis jeg bare tar Vipps?
Ja, hvis kunden betaler ved levering. Da er salget kontantsalg i bokføringsreglenes forstand uansett betalingsmiddel, og kravet om produkterklært kassasystem gjelder med mindre du faller inn under et av unntakene.
Når skal jeg innberette MVA på en faktura kunden ikke har betalt?
I terminen fakturaen er utstedt. Merverdiavgiften følger fakturadatoen, ikke betalingsdatoen. Blir kravet konstatert tapt senere, kan avgiften korrigeres – men da har du allerede lagt ut for den.
Bør en helt ny bedrift kreve forskudd?
Delvis forskudd på større oppdrag er både vanlig og fornuftig, særlig når du kjøper inn materialer for kundens regning. Full forskuddsbetaling er tyngre å selge inn, og for bedriftskunder er det som regel uaktuelt. Se hva slags likviditet virksomheten faktisk trenger før du bestemmer hvor hardt du skal presse.