Når en kunde ikke betaler, taper du ikke bare fakturabeløpet. Du har allerede innbetalt merverdiavgiften til staten og skattet av inntekten. Begge deler kan rettes opp – men først når tapet er «endelig konstatert», og det er et strengere krav enn de fleste tror.
Det typiske forløpet: du sender faktura i mars, purrer i mai, hører ingenting, og i november bestemmer du deg for å avskrive kravet fordi kunden åpenbart ikke kommer til å betale. Da fører du tapet i regnskapet og trekker fra utgående MVA. Problemet er at «åpenbart» ikke er noe Skatteetaten godtar uten videre. Det de spør etter, er hva du faktisk gjorde for å få inn pengene.
Hva betyr «endelig konstatert tap»?
Det er det juridiske kravet både for inntektsfradraget og for MVA-korreksjonen, og innholdet er stort sett det samme i skatteloven og i merverdiavgiftsforskriften. Kravet er oppfylt i noen typetilfeller:
- Mislykket inndriving. Du har purret og sendt inkassovarsel, og deretter forsøkt inndriving gjennom inkassobyrå eller namsmann uten resultat.
- Konkurs eller offentlig gjeldsforhandling. Kravet er meldt i boet, og det er klart at det ikke gis dekning – eller boet er avsluttet uten dividende.
- Foreldelse. Den alminnelige foreldelsesfristen for pengekrav er tre år regnet fra forfall. Er kravet foreldet, er det endelig tapt – men da har du samtidig mistet muligheten til å kreve det inn.
- Klart uerholdelig etter en samlet vurdering. Sekkeposten. Den brukes når resten av bildet er så tydelig at videre inndriving er meningsløs, og den er den vanskeligste å få gjennom.
Det som ikke holder: at du synes kunden virker ubetalingsdyktig, at han ikke svarer på e-post, eller at beløpet er så lite at det ikke er verdt bryet. Skatteetaten ser etter spor av reell inndriving, og den vurderingen gjør de i ettertid, på grunnlag av det du har i permen.
Vanligste feil: Å sende kreditnota til en kunde som ikke vil betale. En kreditnota annullerer kravet – juridisk sier du at kunden aldri skyldte deg pengene. Da har du ingen fordring igjen å tape, og du kan heller ikke kreve inn beløpet senere. Kreditnota brukes ved feilfakturering og reklamasjon. Manglende betaling føres som tap.
Hvorfor bør du sende inkassovarsel selv om du vet at han ikke betaler?
Fordi inndrivingsforsøket er selve dokumentasjonen. Uten det får du ikke fradraget, og da taper du mer enn det kravet ville kostet deg å forfølge.
Regn på et konkret eksempel. Anders driver ENK som elektriker og har en ubetalt faktura på 50 000 kroner inkludert MVA. Av dette er 40 000 kroner vederlag og 10 000 kroner merverdiavgift, som han allerede har innbetalt i en tidligere termin. Får han tapet godkjent, får han de 10 000 kronene tilbake gjennom MVA-meldingen, og de 40 000 kronene kommer til fradrag i næringsinntekten – verdt 22 prosent i redusert skatt på alminnelig inntekt, pluss virkningen på trygdeavgift og trinnskatt fordi overskuddet blir lavere. Samlet snakker vi om godt over 20 000 kroner. Å droppe purreløpet for å spare noen hundrelapper i inkassogebyr er dårlig regnestykke.
I tillegg skjer det oftere enn du tror at kravet faktisk blir betalt når det kommer et formelt inkassovarsel i posten. Se purring og inkasso for rekkefølgen og fristene, og inkassovarsel for hva varselet må inneholde for å være gyldig.
Slik korrigerer du merverdiavgiften
MVA-en tilbakeføres i MVA-meldingen for den terminen tapet er endelig konstatert – ikke for terminen fakturaen ble sendt. Du reduserer utgående avgift med avgiftsbeløpet på den tapte fordringen. Beløpet du fører som tap i resultatregnskapet, er fakturabeløpet uten merverdiavgift, fordi MVA-delen aldri var din inntekt.
| Faktura til kunde som ikke betaler | Beløp | Behandling |
|---|---|---|
| Vederlag | 40 000 kr | Kostnadsføres som tap på fordring |
| Utgående MVA, 25 % | 10 000 kr | Reduserer utgående avgift i MVA-meldingen |
| Sum faktura | 50 000 kr | Fordringen fjernes fra balansen |
Betaler kunden likevel senere – det skjer, særlig etter en gjeldsordning eller et eierskifte – må du reversere begge deler. Inntekten føres tilbake, og utgående avgift beregnes på nytt i den terminen betalingen kommer.
To ting som ofte skjærer seg: Har du ikke vært MVA-registrert, har du naturligvis ingen avgift å korrigere, bare et inntektsfradrag. Og har fordringen oppstått i et interessefellesskap – kravet er mot ditt eget AS, en nærstående, en aksjonær – gjelder strengere regler, og fradrag nektes ofte. Er det tilfellet, spør regnskapsfører før du fører noe som helst.
Hva må ligge i mappen?
Alt som viser hva du gjorde, og når. Skatteetaten ber sjelden om dette – helt til de gjør det, og da er det fire år siden.
- Selve fakturaen, med forfallsdato og leveringsdokumentasjon.
- Purring og inkassovarsel, med dato og sendemåte.
- Korrespondanse med kunden: e-poster, SMS, notater fra telefonsamtaler med dato.
- Rapport eller avslutningsmelding fra inkassobyrået, eller intet-til-utlegg fra namsmannen.
- Ved konkurs: kunngjøringen fra Brønnøysundregistrene, fordringsanmeldelsen og bostyrers melding om dividende.
- Ditt eget notat om når og hvorfor tapet ble ansett endelig konstatert.
Regnskapsmateriale skal oppbevares i fem år, og dokumentasjonen på tapet hører med til bilaget. Se oppbevaringsplikt for regnskap hvis du er usikker på hva som må tas vare på.
Hvordan slipper du unna problemet neste gang?
Det billigste tapet er det som aldri oppstår. Tre grep flytter risikoen mest:
Kredittsjekk før du leverer, ikke etter. En kredittvurdering koster småpenger og fanger opp betalingsanmerkninger og friske konkurser i eierkretsen. Særlig ved førstegangskunder og større oppdrag er det verdt de minuttene – kredittsjekk av kunder går gjennom hvordan du gjør det i praksis.
Del opp store oppdrag. Forskudd eller delfaktureringer underveis gjør at du oppdager betalingsproblemet etter 30 000 kroner i stedet for etter 300 000. For nye kunder er dette normal forretningsskikk, ikke mistillit.
Purr systematisk og tidlig. Kunder betaler den som følger opp. Har du forfall på 14 dager og purrer på dag 20 hver gang, blir du prioritert foran leverandøren som purrer i mars. Med riktig fakturering fra start – korrekt mottaker, referanse og forfallsdato – har du dessuten fjernet de vanligste unnskyldningene for ikke å betale.
Tips: Sett opp en fast rutine i regnskapsprogrammet: purring dag 20, inkassovarsel dag 35, oversendelse til inkasso dag 50. Da blir inndrivingen dokumentert automatisk, og du slipper å ta beslutningen kunde for kunde – som er akkurat det som gjør at det ikke blir gjort.
Store, ubetalte fordringer er også et likviditetsproblem lenge før de blir et skatteproblem. Har du mye kapital bundet i utestående fakturaer, er det verdt å se på likviditetsstyringen parallelt.
Ofte stilte spørsmål
Når kan jeg føre tapet i regnskapet?
I det året tapet er endelig konstatert. Ikke da du mistet troen på at kunden ville betale, og ikke da fakturaen forfalt. Er inndrivingen avsluttet i januar, hører tapet hjemme i det året – selv om fakturaen ble sendt to år tidligere.
Får jeg tilbake merverdiavgiften på en tapt faktura?
Ja, forutsatt at tapet er endelig konstatert. Utgående avgift reduseres i MVA-meldingen for den terminen tapet konstateres. Du må kunne dokumentere inndrivingsforsøkene, ellers står korreksjonen for fall ved en kontroll.
Kan jeg avskrive små fakturaer uten å gå via inkasso?
Skatteetaten har ikke noen beløpsgrense som automatisk gir fradrag, så hovedregelen om inndrivingsforsøk gjelder også for små krav. I praksis kan en samlet vurdering veie tyngre når kravet er lite og kunden er kjent insolvent, men da må vurderingen din være skriftlig og begrunnet. Purring og inkassovarsel bør uansett være sendt – det koster deg nesten ingenting.
Hva gjør jeg hvis kunden går konkurs?
Meld kravet i boet innen fristen som står i kunngjøringen fra Brønnøysundregistrene. Får du melding om at det ikke blir dividende, er tapet endelig konstatert, og du fører fradraget og MVA-korreksjonen i den terminen. Ta vare på bostyrers melding – det er dokumentasjonen din.
Kan jeg kreve forsinkelsesrente og purregebyr i tillegg?
Ja, innenfor de satsene som til enhver tid gjelder for forsinkelsesrente og purregebyr. Renten inntektsføres først når den faktisk betales, så den påvirker ikke tapsberegningen på selve hovedstolen.