Du kan gi de ansatte gaver skattefritt innenfor en årlig beløpsgrense, men bare hvis gaven gis som en naturalytelse etter en generell ordning i bedriften. Betaler du ut penger, eller gir et gavekort som kan veksles inn i kontanter, er det lønn – med forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og rapportering i a-meldingen.
Reglene er ikke kompliserte, men de er detaljerte på akkurat de punktene folk ikke tenker på. Den vanligste feilen er ikke å gi for dyre gaver. Det er å gi riktig gave på feil måte.
Hva gjør en gave skattefri?
Fire vilkår må være på plass samtidig.
- Gaven må være en naturalytelse. En vare, en tjeneste, en opplevelse – noe annet enn penger.
- Den må gis etter en generell ordning. Alle ansatte skal omfattes av ordningen. Det betyr ikke at alle må få nøyaktig samme gjenstand, men at ingen holdes utenfor. Gir du bare til de tre du liker best, er det lønn til de tre.
- Samlet verdi i året må ligge innenfor Skatteetatens beløpsgrense. Grensen gjelder per ansatt per inntektsår og omfatter alle gaver samlet, ikke per anledning.
- Verdien settes til omsetningsverdien. Det du betalte, med mindre du fikk en spesialpris – da gjelder det gaven er verdt i markedet.
Går du over grensen, blir bare det overskytende skattepliktig. Det er en viktig forskjell fra bevertningsreglene for kunder, der en overskridelse velter hele fradraget. Her er det bare toppen som blir lønn.
Ikke gjett på beløpet. Grensen for skattefrie gaver justeres, og den har blitt endret flere ganger de siste årene. Slå den opp i Skatteetatens satsoversikt for det aktuelle inntektsåret før du bestiller julegavene – ikke etter at de er delt ut.
Hvorfor er gavekort så ofte skattepliktig?
Fordi et gavekort som kan løses inn i penger, regnes som penger. Det avgjørende er ikke hva den ansatte faktisk gjør med kortet, men hva kortet kan brukes til.
Et gavekort som bare kan brukes på varer og tjenester hos en bestemt butikk eller kjede, og som ikke kan veksles inn i kontanter, behandles som en naturalytelse og kan være skattefritt innenfor grensen. Et generelt betalingskort, et kort som gir tilbake restbeløp i kontanter, eller noe som i praksis fungerer som et betalingsmiddel, er skattepliktig lønn fra første krone.
Praktisk konsekvens: sjekk vilkårene på baksiden av kortet før du kjøper det inn til 15 ansatte. Står det at restbeløp kan utbetales, har du nettopp gjort julegaven til en lønnsutbetaling med arbeidsgiveravgift på toppen.
| Ytelse til ansatt | Skattemessig behandling |
|---|---|
| Gjenstand eller opplevelse, generell ordning | Skattefri innenfor Skatteetatens årlige grense |
| Gavekort som ikke kan innløses i penger | Som naturalytelse – skattefri innenfor grensen |
| Gavekort som kan veksles i kontanter | Skattepliktig lønn fra første krone |
| Kontanter eller overføring til konto | Alltid lønn |
| Blomster eller enkel oppmerksomhet ved sykdom eller dødsfall | Egne regler for beskjedne oppmerksomheter – sjekk Skatteetaten |
| Julebord, sommerfest, felles tur | Velferdstiltak, egne regler |
Hva med jubileer og runde år?
Gaver ved bedriftsjubileum, ved lang tjenestetid og ved den ansattes merkedager har egne regler, og de er gunstigere enn den vanlige gaveregelen på flere punkter. Vilkårene knytter seg til hvilke jubileer og milepæler som kvalifiserer, hvor ofte det kan skje, og hvilken beløpsgrense som gjelder for hver kategori.
Disse detaljene endres oftere enn de fleste andre skatteregler, og det er ikke verdt å gjengi dem etter hukommelsen. Skatteetatens satsoversikt og Skatte-ABC har den gjeldende versjonen. Det du bør ta med deg som prinsipp, er at gaven fortsatt må gis i naturalia, og at pengegaver ikke blir skattefrie av at anledningen er høytidelig.
Hvordan rapporteres gaver som blir lønn?
I a-meldingen, i den måneden fordelen gis, med riktig beskrivelse for naturalytelse. Fristen er den 5. i påfølgende måned, som for all annen lønnsrapportering.
Tre plikter utløses samtidig:
- Forskuddstrekk. Naturalytelser er trekkpliktige, men du kan ikke trekke skatt av en genser. Trekket må derfor tas i en pengeutbetaling – i praksis i lønnen samme måned eller den neste. Har den ansatte sluttet, blir dette et problem, så legg gaven til en måned det faktisk utbetales lønn.
- Arbeidsgiveravgift. Beregnes av den skattepliktige verdien etter satsen i din sone – se arbeidsgiveravgift, der satsen varierer fra 14,1 prosent i sone 1 ned til null i Nord-Troms og Finnmark.
- Fradrag i regnskapet. Gaven er en fradragsberettiget lønns- eller personalkostnad for bedriften, uansett om den er skattefri eller skattepliktig for den ansatte. Merverdiavgiften på innkjøpet får du derimot ikke fradrag for – naturalavlønning og gaver er avskåret i merverdiavgiftsloven.
Rutine som sparer deg for etterarbeid: Før en enkel oversikt gjennom året med navn, dato, gave og verdi. Grensen for skattefrie gaver gjelder samlet per ansatt per år, og har du gitt en oppmerksomhet i mai, en i september og en julegave i desember, er det bare summen som teller. Uten oversikten oppdager du overskridelsen i februar – etter at a-meldingene er levert.
Gaver fra andre enn deg selv
Får de ansatte fordeler fra dine kunder eller leverandører – rabatter, gaver, bonuspoeng opptjent på tjenestereiser – er det du som arbeidsgiver som har ansvaret for å verdsette og rapportere dem. Ansvaret følger arbeidsforholdet, ikke hvem som betalte.
Dette er en av de reglene som overrasker mest, og som i praksis krever at du sier fra til de ansatte at slike fordeler skal meldes inn. Legg det inn i personalhåndboken sammen med resten av retningslinjene, så slipper du diskusjonen i ettertid.
Gjelder dette også deg selv?
Det kommer an på selskapsformen. Er du ansatt i ditt eget AS, er du en ansatt som alle andre, og reglene gjelder for deg også – men kravet om en generell ordning som omfatter alle ansatte er vanskelig å oppfylle når du er den eneste. Praksis er restriktiv, og en «generell gaveordning» for én person tåler sjelden en kontroll.
Driver du enkeltpersonforetak, kan du ikke gi deg selv noe som helst. Du er ikke ansatt i eget foretak, og en gave til deg selv er et privatuttak. Har ENK-et ansatte, gjelder derimot alle arbeidsgiverpliktene overfor dem fullt ut – se enkeltpersonforetak med ansatte.
Ansetter du ektefelle, samboer eller egne barn, gjelder de samme gavereglene, men bevisbyrden for at arbeidsforholdet er reelt blir strengere. Arbeidsavtale, timelister og lønn som står i forhold til arbeidet må være på plass – ansette familie og egne barn går gjennom hva som kreves.
Skal du ansette for første gang, er gaver og velferd bare én av mange plikter som følger med. Din første ansatte gir hele bildet, fra arbeidsavtale og yrkesskadeforsikring til obligatorisk tjenestepensjon. Fellesarrangementene – julebord, sommerfest – følger egne regler som er beskrevet i representasjon, kundegaver og julebord.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg gi julegave bare til de som har jobbet mest i år?
Da er det ikke lenger en generell ordning, og gaven blir skattepliktig lønn for dem som mottar den. Vil du belønne innsats, gjør det som bonus – det er ryddigere, og det behandles korrekt automatisk.
Er blomster til en ansatt som har mistet en i familien skattepliktig?
Enkle oppmerksomheter av beskjeden verdi ved sykdom, dødsfall og lignende behandles etter egne regler og er normalt ikke skattepliktige. Grensen for hva som regnes som beskjedent, fastsettes av Skatteetaten – hold deg godt innenfor, og ikke gi kontanter.
Må jeg betale arbeidsgiveravgift av en skattefri gave?
Nei. Er gaven skattefri for den ansatte, er den også fritatt for arbeidsgiveravgift. Går verdien over grensen, beregnes avgiften av det overskytende beløpet.
Får bedriften MVA-fradrag på gavene?
Nei. Merverdiavgiftsloven avskjærer fradragsretten for gaver og naturalavlønning. Kostnaden er fradragsberettiget i inntekten, men avgiften blir en endelig kostnad – husk det når du setter gavebudsjettet.
Hva gjør jeg hvis jeg oppdager at gaven skulle vært rapportert?
Rett a-meldingen for den aktuelle måneden. Det er en helt normal operasjon i lønnssystemet, og frivillig retting behandles langt mildere enn feil som avdekkes ved kontroll. Er du usikker på hvordan det gjøres, spør regnskapsføreren – det tar noen minutter.