Å ansette den første medarbeideren er et vendepunkt for firmaet – plutselig er du ikke bare ansvarlig for egen inntekt, men for en annens lønn, rettigheter og arbeidsforhold. Her er det du må ha på plass før du signerer arbeidsavtalen.
Mange gründere kvier seg for å ansette fordi det virker komplisert og dyrt. Realiteten er at kravene er håndterbare når du kjenner dem, og de fleste regnskapsprogrammer i dag håndterer det meste av rapporteringen automatisk. Denne artikkelen går gjennom hva som faktisk endrer seg fra det øyeblikket du blir arbeidsgiver.
Hva innebærer det å bli arbeidsgiver?
Fra det tidspunktet du inngår arbeidsavtale med en ansatt, får du en rekke nye plikter overfor både den ansatte og myndighetene: du skal trekke skatt, betale arbeidsgiveravgift, rapportere lønn månedlig, sørge for pensjonssparing og forsikre den ansatte mot yrkesskade. Dette gjelder uansett om du driver AS eller enkeltpersonforetak, og uansett om den ansatte jobber full tid, deltid eller er innleid på timebasis over en viss varighet.
Arbeidsavtale – det første du må ha klart
Skriftlig arbeidsavtale er påkrevd etter arbeidsmiljøloven § 14-5, og skal foreligge senest innen sju dager dersom arbeidsforholdet varer mer enn en måned. Avtalen skal blant annet beskrive arbeidsoppgaver, lønn, arbeidstid, oppsigelsesfrister og prøvetid. Se arbeidsavtalen – minimumskravene for en fullstendig gjennomgang av hva loven krever at avtalen inneholder.
Ikke vent til den ansatte har begynt å jobbe med å skrive avtalen. Muntlige avtaler er juridisk bindende, men skaper unødvendig risiko for misforståelser og tvister – ha den skriftlige avtalen klar før første arbeidsdag.
Forskuddstrekk og skattekort
Som arbeidsgiver skal du trekke forskuddstrekk av lønnen før utbetaling, basert på den ansattes skattekort. Skattekortet henter du elektronisk fra Skatteetaten når den ansatte har gitt deg fullmakt eller meldt inn arbeidsforholdet. Trekket skal settes av på egen skattetrekkskonto og betales inn til skatteoppkreveren – du skal aldri bruke disse pengene i den daglige driften, siden de juridisk sett tilhører den ansatte og staten, ikke firmaet.
Arbeidsgiveravgift
I tillegg til lønnen skal du betale arbeidsgiveravgift til staten – en soneavhengig avgift på mellom 0 og 14,1 prosent av lønnskostnadene, avhengig av hvor virksomheten er registrert. Se arbeidsgiveravgift for hvordan satsene og sonene fungerer i praksis.
Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)
De fleste arbeidsgivere med ansatte er pålagt å opprette en pensjonsordning for de ansatte – obligatorisk tjenestepensjon, forkortet OTP. Minstekravet er et innskudd på minst 2 prosent av lønnen. Du velger selv leverandør (bank, forsikringsselskap eller pensjonskasse), men ordningen må være på plass fra den dagen plikten inntrer. Mange nye arbeidsgivere glemmer OTP fordi det ikke er like synlig som lønn og skatt – sett det på sjekklisten din fra dag én.
Yrkesskadeforsikring
Yrkesskadeforsikring er lovpålagt for alle bedrifter med ansatte, uansett bransje. Forsikringen dekker den ansatte ved skade eller sykdom som oppstår i arbeidet, og du som arbeidsgiver er ansvarlig for å tegne den før den ansatte begynner å jobbe. Se forsikringene bedriften trenger for en oversikt over denne og andre forsikringer det er verdt å vurdere samtidig.
Feriepenger
Den ansatte opparbeider seg feriepenger på minst 10,2 prosent av opptjent lønn (12 prosent dersom det gjelder femte ferieuke etter tariffavtale). Feriepengene beregnes av fjorårets lønn og utbetales normalt i forbindelse med ferieavvikling, ikke sammen med vanlig månedslønn. Sett av midlene løpende slik at du har dekning når feriepengene skal utbetales – dette er en klassisk fallgruve for nye arbeidsgivere som ikke har budsjettert med det.
A-melding – den månedlige rapporteringen
Hver måned skal du sende inn a-melding til myndighetene, som samler informasjon om lønn, skattetrekk, arbeidsgiveravgift og arbeidsforhold i én rapportering. Fristen er den 5. i måneden etter at lønnen er utbetalt. De fleste lønnssystemer og regnskapsprogrammer genererer a-meldingen automatisk basert på lønnskjøringen, men du er ansvarlig for at tallene stemmer og at fristen overholdes.
Vurder å bruke et lønnssystem fra første ansettelse, selv om du har få ansatte. Manuell håndtering av forskuddstrekk, feriepenger og a-melding er tidkrevende og feilutsatt – de fleste regnskapsprogrammer har lønnsmodul innebygd.
Hva bør du se etter i en kandidat til den aller første stillingen?
Den første ansettelsen skiller seg fra senere ansettelser fordi det ikke finnes et etablert team eller en opplæringskultur å støtte seg på – kandidaten må i stor grad kunne stå på egne ben og jobbe selvstendig fra dag én. Se etter noen som deler entusiasmen din for virksomheten, som håndterer usikkerhet godt, og som har erfaring fra liknende oppgaver selv om bransjen er annerledes. Vær ærlig i intervjuet om at dette er et lite firma i etableringsfasen – noen trives med det, andre foretrekker tryggheten en større organisasjon gir, og det er bedre å avdekke dette før ansettelsen enn etter.
Fast ansettelse, deltid eller innleie – hva passer best først?
Ikke alle bedrifter er klare for en fast, hel stilling som første ansettelse. Vurder om behovet ditt faktisk dekkes bedre av en deltidsstilling, et vikariat i en definert periode, eller innleie av arbeidskraft gjennom et bemanningsbyrå for en periode med usikker arbeidsmengde. Uansett hvilken løsning du velger, gjelder de samme grunnleggende kravene til skriftlig avtale og forsvarlig håndtering av lønn – det er omfanget og fleksibiliteten som varierer, ikke selve pliktene.
Er du usikker på om virksomheten har nok stabil omsetning til å bære en fast ansettelse, kan et kortere vikariat eller en prøveperiode med tydelig avtalt varighet være en tryggere start enn å binde deg til en fast stilling umiddelbart.
Hvordan påvirker den første ansettelsen økonomien i firmaet?
Utover selve lønnskostnaden bør du regne inn arbeidsgiveravgift, feriepenger og OTP som faste påslag på lønnen når du budsjetterer. Mange nyetablerte arbeidsgivere undervurderer den reelle kostnaden ved å bare se på brutto månedslønn, og opplever at marginene blir strammere enn forventet det første året. Sett opp et enkelt budsjett før du ansetter, og bruk gjerne likviditetsbudsjett – oppsett og eksempel for å sikre at kontantstrømmen tåler den nye faste kostnaden også i måneder med lavere omsetning.
Sjekkliste før første ansatte begynner
- Skriftlig arbeidsavtale er signert av begge parter.
- Skattekort er hentet elektronisk fra Skatteetaten.
- OTP-ordning er opprettet hos en leverandør.
- Yrkesskadeforsikring er tegnet og gjelder fra første arbeidsdag.
- Lønnssystem eller regnskapsprogram er satt opp for lønnskjøring og a-melding.
- Rutine for skattetrekkskonto og innbetaling av forskuddstrekk er på plass.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg ansette noen uten å ha AS – går det an med enkeltpersonforetak?
Ja, både AS og enkeltpersonforetak kan ha ansatte. Kravene til arbeidsavtale, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og OTP gjelder uavhengig av selskapsform.
Må jeg betale OTP selv om den ansatte bare jobber deltid?
I hovedsak ja, men det finnes grenser for minste stillingsandel og alder som avgjør om plikten inntrer. Sjekk de konkrete vilkårene hos Skatteetaten eller din pensjonsleverandør.
Hva skjer hvis jeg glemmer å sende a-melding i tide?
Forsinket eller manglende a-melding kan medføre gebyrer og økt oppmerksomhet fra Skatteetaten. Sett opp faste rutiner eller bruk et system som varsler deg om fristen.
Trenger jeg regnskapsfører for å håndtere lønn til én ansatt?
Ikke nødvendigvis – mange regnskapsprogrammer gjør det mulig å håndtere lønn selv. Men snakk gjerne med en regnskapsfører i oppstarten for å være trygg på at alt er riktig satt opp.
Hvordan vet jeg hvilken arbeidsgiveravgiftssone firmaet mitt tilhører?
Sonen bestemmes av hvor virksomheten er registrert, ikke hvor den ansatte bor. Skatteetaten har oversikt over hvilken sone hver kommune tilhører.