En utgiftsgodtgjørelse dekker kostnader den ansatte har hatt på jobb, og er trekkfri så lenge den holder seg innenfor Skatteetatens satser og er dokumentert med en reiseregning. Alt over satsen er lønn – med forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og rapportering. Og driver du enkeltpersonforetak, kan du ikke utbetale diett til deg selv i det hele tatt.
Det siste er poenget flest bommer på. Reglene om diett og kjøregodtgjørelse er skrevet for forholdet mellom en arbeidsgiver og en arbeidstaker. I et ENK finnes ikke det forholdet, og da finnes heller ikke godtgjørelsen.
Hva er forskjellen på utgiftsgodtgjørelse og lønn?
En utgiftsgodtgjørelse skal dekke merkostnader den ansatte har fordi han er på jobb utenfor sitt faste arbeidssted – mat, overnatting, kjøring. Den er ikke ment å gi noe overskudd. Derfor er den trekkfri opp til det nivået Skatteetaten mener tilsvarer den reelle merkostnaden.
Her ligger den forvirringen som skaper flest spørsmål på lønningskontoret: satsene i statens reiseregulativ og Skatteetatens trekkfrie satser er ikke de samme. Følger dere regulativet – og det gjør mange bedrifter, fordi tariffavtalen eller personalhåndboken sier det – vil den delen som overstiger den trekkfrie satsen være skattepliktig lønn. Ytelsen splittes i to i lønnssystemet: en trekkfri del og et overskytende beløp som behandles som lønn.
Slik unngår du diskusjonen: Skriv i personalhåndboken hvilke satser bedriften betaler etter, og at eventuelt overskytende beløp beskattes hos mottakeren. Da vet den ansatte at differansen dukker opp på lønnsslippen, og du slipper spørsmålet «hvorfor har jeg betalt skatt av dietten min?» hver eneste måned.
Satsene endres hvert år, og de er forskjellige for reiser med og uten overnatting, for innland og utland, og for overnatting på hotell, pensjonat eller hybel. Slå dem opp i Skatteetatens satsoversikt for det aktuelle inntektsåret – ikke bruk et tall fra i fjor, og ikke stol på det regnearket noen laget i 2023.
Hva må stå i reiseregningen?
Uten en reiseregning som oppfyller kravene, er hele godtgjørelsen skattepliktig. Ikke bare det overskytende – hele beløpet. Det er en dyr formalitet å slurve med.
Reiseregningen skal inneholde:
- Navn og adresse på den som har hatt reisen, og underskrift.
- Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst. Klokkeslettene avgjør hvilken døgnsats som gjelder – de er ikke pynt.
- Formålet med reisen: hva du skulle gjøre, ikke bare «kundemøte».
- Hvilket arrangement eller hvilken virksomhet du besøkte, og hvem du møtte.
- Reiserute og oppholdssted, med eventuelle mellomstopp.
- Hvilken sats som er brukt, og beregningen av beløpet.
- Om måltider har vært dekket av andre – da skal dietten reduseres.
Det siste punktet glemmes systematisk. Var lunsjen inkludert i kurspakken, skal døgnsatsen reduseres for det måltidet. Skatteetaten sjekker dette mot kursprogrammet og hotellfakturaen når de først ser på en reiseregning.
Felle: Reise mellom hjemmet og et fast arbeidssted er en arbeidsreise, ikke en yrkesreise. Den gir verken trekkfri kjøregodtgjørelse eller diett, uansett hvor langt du kjører. Grensen mellom arbeidsreise og yrkesreise avgjøres av om stedet er ditt faste arbeidssted, og et sted du jobber jevnlig over tid kan bli det – også et byggeprosjekt som drar ut.
Hvordan fungerer kjøregodtgjørelse?
Bruker en ansatt sin egen bil i jobben, kan bedriften betale en godtgjørelse per kilometer. Innenfor Skatteetatens trekkfrie sats er den skattefri for den ansatte og fradragsberettiget for bedriften. Over satsen: lønn.
Kravet til dokumentasjon er strengt, og en kjørebok eller reiseregning må vise:
- Dato for kjøringen.
- Hva formålet var.
- Hvilken strekning som ble kjørt – fra og til, med adresser.
- Antall kilometer.
- Navn og underskrift på den som har kjørt.
Utlegg til bom, ferge og parkering dekkes ikke av kilometersatsen. Dem kan du få refundert mot kvittering som en ren utleggsrefusjon, og det er skattefritt så lenge kvitteringen ligger ved.
Elektronisk kjørebok
En GPS-basert kjørebok registrerer hver tur automatisk og lar føreren merke den som yrkes- eller privatkjøring. For biler som brukes både privat og i næring, er dette i praksis den eneste dokumentasjonen som holder over tid – en håndskrevet bok fylt ut hver fredag ettermiddag har lav troverdighet ved kontroll, og den blir sjelden ført like nøyaktig i november som i januar.
Skal bilen brukes mye i virksomheten, er hele eierspørsmålet verdt en gjennomgang før du kjøper: firmabil eller privatbil går gjennom regnestykket, inkludert fordelsbeskatningen som utløses når en firmabil er tilgjengelig for privat bruk.
Hva gjelder for deg som driver ENK?
Du kan ikke utbetale diett til deg selv. Godtgjørelsen forutsetter et arbeidsforhold, og du er ikke ansatt i eget enkeltpersonforetak – overføringen fra bedriftskontoen til privatkontoen er et privatuttak, uansett hva du kaller den i regnskapet.
Det du kan gjøre, er å kreve fradrag for merkostnadene virksomheten faktisk har. Reglene for næringsdrivende skiller mellom reiser med og uten overnatting, og de er strammere enn for ansatte – blant annet er dokumentasjonskravet et annet. Sjekk hva som gjelder for din situasjon hos Skatteetaten, og ta det med regnskapsføreren første gang du har en lengre yrkesreise. Fradrag i enkeltpersonforetak går gjennom de øvrige kostnadstypene.
For kjøring gjelder noe tilsvarende: bruker du privatbilen i næringen, kan du kreve fradrag per kilometer etter Skatteetatens sats, forutsatt at du fører kjørebok med de samme opplysningene som over. Kjører du over en viss årlig lengde i næring, endrer statusen seg – da regnes bilen som yrkesbil og skal føres inn i regnskapet og avskrives i stedet. Grensen og satsen finner du hos Skatteetaten.
| Ansatt i AS | Eier av ENK | |
|---|---|---|
| Diett på yrkesreise | Trekkfri godtgjørelse innenfor Skatteetatens satser | Ingen godtgjørelse – kun fradrag for merkostnader etter egne regler |
| Kjøring med privatbil | Kilometergodtgjørelse mot kjørebok | Fradrag per kilometer mot kjørebok, opp til en årlig grense |
| Utlegg til bom og parkering | Refunderes mot kvittering | Kostnadsføres mot kvittering |
| Rapportering | A-melding, også for trekkfrie beløp | Ingen a-melding for eieren selv |
Har du ansatte i ENK-et, gjelder alle arbeidsgiverreglene fullt ut for dem – trekkfri godtgjørelse, reiseregning, arbeidsgiveravgift på det overskytende og rapportering i a-meldingen. Bare du selv står utenfor systemet.
Rapportering og merverdiavgift
Selv en helt trekkfri godtgjørelse skal rapporteres i a-meldingen. Opplysningsplikten gjelder uavhengig av om det skal trekkes skatt, og manglende rapportering av trekkfrie beløp er noe av det Skatteetaten plukker opp lettest i maskinelle kontroller.
På merverdiavgiftssiden er hovedregelen enkel: det er ingen inngående merverdiavgift å trekke fra på en godtgjørelse. Betaler bedriften derimot hotellregningen direkte, er avgiften på overnatting fradragsberettiget etter vanlige regler, mens serveringsdelen ikke er det. Be om spesifisert faktura fra hotellet – står det bare «opphold» på ett beløp, mister du fradraget for hele summen. MVA-fradrag går gjennom hvilke kostnader som gir fradragsrett.
Er hovedarbeidsstedet ditt hjemme, får spørsmålet om hva som er yrkesreise en ekstra dimensjon. Se hjemmekontor og fradragsreglene for hvordan hjemmekontoret behandles skattemessig.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg få diett på en dagsreise?
For ansatte finnes det trekkfrie satser for reiser uten overnatting, med vilkår knyttet til reisens lengde i tid og avstand. Satsene og vilkårene fastsettes av Skatteetaten hvert år. For næringsdrivende er reglene strengere, og fradrag for kost på dagsreiser er langt fra automatisk – sjekk konkret før du fører noe.
Hva skjer hvis reiseregningen mangler klokkeslett?
Da er dokumentasjonskravet ikke oppfylt, og hele godtgjørelsen kan bli behandlet som skattepliktig lønn – ikke bare den delen som overstiger satsen. Klokkeslettene er det som avgjør hvilken sats som gjelder, og de kan ikke rekonstrueres i ettertid med troverdighet.
Må jeg betale arbeidsgiveravgift av kjøregodtgjørelse?
Ikke av den trekkfrie delen. Betaler dere mer per kilometer enn Skatteetatens sats, blir differansen lønn, og av den beregnes arbeidsgiveravgift etter satsen i din sone.
Kan AS-et betale meg diett når jeg er eneste ansatt og eier?
Ja. Er du ansatt i eget aksjeselskap, er du arbeidstaker og omfattes av de vanlige reglene, forutsatt at reisen er en reell yrkesreise og at reiseregningen er i orden. Dette er en av de praktiske forskjellene mellom selskapsformene – se AS eller ENK.
Holder det med app i stedet for papirskjema?
Ja. Kravet gjelder innholdet, ikke formatet, og en reiseregningsapp som samler klokkeslett, formål, deltakere og kvitteringer dekker kravene bedre enn de fleste papirskjemaer. Bilagene må uansett oppbevares i fem år.