Er virksomheten registrert i Merverdiavgiftsregisteret, kan du som hovedregel trekke fra mva-en du betaler på innkjøp til den avgiftspliktige virksomheten – den såkalte inngående merverdiavgiften.
Fradragsretten er selve motoren i mva-systemet: avgiften skal belastes sluttforbrukeren, ikke bedriftene i verdikjeden. Men retten har vilkår, og den har unntak som overrasker mange – representasjon og personbiler er de mest kjente. Her får du hovedreglene, unntakene og den praktiske gjennomføringen.
Inngående og utgående mva – kort forklart
Utgående mva er avgiften du legger på egne salg og krever inn fra kundene. Inngående mva er avgiften leverandørene dine legger på det du kjøper. I mva-meldingen gjøres de opp mot hverandre: har du krevd inn mer utgående mva enn du har betalt inngående, betaler du differansen til staten. Har du betalt mer inngående enn du har krevd inn utgående – typisk i en oppstartsfase med store innkjøp og lite salg – får du differansen tilbake.
Eksempel: Du fakturerer tjenester for 100 000 kr + 25 % mva og krever inn 25 000 kr i utgående avgift. Samme termin kjøper du utstyr og tjenester for 40 000 kr + 25 % mva og betaler 10 000 kr i inngående avgift. I mva-meldingen betaler du inn differansen: 15 000 kr. De 10 000 kronene i inngående mva ble aldri en kostnad for deg.
Vilkårene for fradrag
For at inngående mva skal kunne trekkes fra, må i hovedsak tre ting være på plass:
- Virksomheten er mva-registrert. Uten registrering, ingen fradragsrett. Registreringsplikten inntrer når avgiftspliktig omsetning passerer 50 000 kr i en rullerende tolvmånedersperiode – se MVA-registrering: 50 000-grensen.
- Anskaffelsen er til bruk i den avgiftspliktige virksomheten. Innkjøpet må ha en reell tilknytning til den mva-pliktige aktiviteten – ikke til privat bruk, og ikke til eventuell unntatt virksomhet.
- Dokumentasjonen er i orden. Fradraget krever et korrekt salgsdokument fra leverandøren, med spesifisert mva og selgerens organisasjonsnummer etterfulgt av MVA. En mangelfull faktura kan velte fradraget – hvordan et korrekt salgsdokument ser ut, ser du i fakturere riktig.
Unntakene: her stopper fradragsretten
Selv med registrering og tilknytning til virksomheten finnes anskaffelser der loven avskjærer fradraget. De viktigste er:
- Representasjon – servering, gaver og oppmerksomheter overfor kunder og forretningsforbindelser gir ikke fradrag for inngående mva.
- Personbiler – anskaffelse og drift av personkjøretøy gir som hovedregel ikke fradrag, selv om bilen brukes i avgiftspliktig virksomhet. Varebiler og enkelte andre kjøretøy behandles annerledes – se firmabil eller privatbil for hele bilbildet.
- Naturalavlønning og velferd – anskaffelser som dekker private behov hos eier eller ansatte, for eksempel kost, ordinære gaver og private formål.
- Fast eiendom til bolig – kostnader knyttet til bolig- og velferdsformål er avskåret.
Fallgruve: Kundemiddagen er dobbelt «straffet»: den gir normalt verken mva-fradrag eller inntektsfradrag, fordi representasjon også er avskåret i skatteregnskapet. Bokfør representasjon på egen konto, slik at den ikke sniker seg inn i fradragsgrunnlaget.
Delt virksomhet og delvis privat bruk
Driver du både avgiftspliktig og unntatt virksomhet – for eksempel avgiftspliktig konsulentbistand og unntatt undervisning – har du bare fradragsrett for anskaffelser til den avgiftspliktige delen. Fellesanskaffelser som brukes i begge deler, gir forholdsmessig fradrag etter antatt bruk. Det samme prinsippet gjelder når noe brukes delvis privat: bare næringsandelen gir fradrag. Fordelingen skal være saklig begrunnet og dokumentert; skjønnet bør du sette opp skriftlig og gjerne kvalitetssikre med regnskapsfører.
Slik gjennomføres fradraget i praksis
Fradraget krever du i mva-meldingen, som normalt leveres annenhver måned – seks terminer i året. Små virksomheter med omsetning under 1 million kroner kan søke om årlig levering. I praksis skjer det meste i regnskapsprogrammet: bokfører du inngående fakturaer med riktig mva-kode, samler programmet postene og fyller ut meldingen. Jobben din er å bruke riktig kode – særlig å skille anskaffelser med full fradragsrett, forholdsmessig fradrag og ingen fradragsrett. Grunnprinsippene i bokføringen finner du i grunnleggende regnskap for nye bedrifter.
Husk også satsene: 25 % er den generelle satsen, 15 % gjelder næringsmidler, og 12 % gjelder blant annet persontransport, overnatting, kino og museer. Fradraget følger den satsen som faktisk står på leverandørens faktura – se mva-satsene forklart.
Hva med mva på kjøp fra utlandet?
Fradragsretten gjelder også avgift på innførsel: importerer du varer til virksomheten, beregnes innførselsmerverdiavgift, og kjøper du fjernleverbare tjenester fra utlandet, kan du måtte beregne mva selv ved omvendt avgiftsplikt. Er anskaffelsen til bruk i den avgiftspliktige virksomheten, er denne avgiften fradragsberettiget på vanlige vilkår – ofte i samme mva-melding som den beregnes i. Hele dette bildet er forklart i import og MVA.
Dokumentasjon og kontroll
Mva-fradrag er blant de vanligste temaene i kontroller fra Skatteetaten, rett og slett fordi det er her feilene oftest sitter: manglende bilag, fradrag for avskårne anskaffelser og udokumenterte fordelingsnøkler går igjen. Sørg derfor for at hvert fradrag er knyttet til et gyldig bilag, at bilagene oppbevares (hovedregelen er fem år), og at fordelingsnøkler for delte anskaffelser er dokumentert skriftlig og kan forklares i ettertid. Fradrag uten gyldig dokumentasjon kan etterberegnes med tilleggsavgift. Er du i tvil om en anskaffelse gir fradragsrett, er det billigere å spørre regnskapsfører eller Skatteetaten først enn å rydde opp etterpå – dette er generell informasjon, ikke rådgivning for enkeltsaker.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg trekke fra mva før virksomheten er mva-registrert?
Nei, fradragsretten forutsetter registrering i Merverdiavgiftsregisteret. Det finnes særregler for enkelte anskaffelser gjort kort tid før registreringen – sjekk vilkårene hos Skatteetaten.
Får jeg mva-fradrag for lunsj med en kunde?
Nei, servering av forretningsforbindelser regnes som representasjon, og inngående mva på representasjon er avskåret fra fradrag.
Hvorfor får jeg ikke mva-fradrag på firmabilen?
Personkjøretøy er særskilt unntatt fra fradragsretten, som hovedregel uansett hvor mye bilen brukes i virksomheten. Varebiler og visse andre kjøretøy følger andre regler – sjekk Skatteetaten for ditt kjøretøy.
Hva skjer hvis leverandøren har fakturert med feil mva?
Fradraget ditt bygger på et korrekt salgsdokument. Er fakturaen feil – for eksempel mva fra en selger som ikke er registrert, eller feil sats – bør du be om kreditnota og ny faktura før du fører fradraget.
Kan jeg få tilbake mva når jeg har kjøpt mer enn jeg har solgt?
Ja. Overstiger inngående mva den utgående i en termin, viser mva-meldingen et beløp til gode, som utbetales til virksomheten. Dette er vanlig i oppstartsfaser med store investeringer.