Sette ut oppgaver – hva bør du beholde selv?

Av Terje Moy, ansvarlig redaktør · Publisert 27. september 2026

Regelen er enkel å formulere og vanskelig å følge: sett ut det som er nødvendig men ikke særegent, og behold det som er forretningen din. Lønnskjøringen kan andre gjøre bedre enn deg. Kunderelasjonen kan de ikke.

Det som gjør spørsmålet vanskelig, er at kostnaden ved å sette ut er synlig og kostnaden ved å gjøre det selv er skjult. Fakturaen fra regnskapsføreren står i regnskapet med to desimaler. De syv timene du brukte på bilag en søndag i mars, står ingen steder.

Snu regnestykket. Klarer du å fakturere 900 kroner i timen og bruker seks timer i måneden på lønn og a-melding, koster egeninnsatsen deg 5 400 kroner i tapt omsetning hver måned. Sammenlign det med tilbudet du fikk.

Regnskap: hvor går skillet mellom selv og satt ut?

Bokføringen er den klassiske kandidaten, og svaret har endret seg. Moderne regnskapsprogrammer leser fakturaer, foreslår kontering og snakker med banken, så punchingen er ikke lenger jobben. Jobben er å vite om forslaget er riktig.

Der ligger skillet. Løpende bilagsføring klarer mange selv, særlig i et enkeltpersonforetak med få transaksjoner. Årsoppgjør, avskrivninger, periodisering og MVA-behandlingen av det som er litt spesielt, er en annen sak – der koster en feil mer enn timene du sparte, og du har ingen god måte å oppdage den på selv. Se gjøre regnskapet selv eller kjøpe hjelp?.

Den dyreste feilen ligger ikke i tallene. Den er at bedrifter setter ut bokføringen og så slutter å lese det som kommer tilbake. Da har du kjøpt en lovpålagt tjeneste og ingen økonomistyring. Regnskapsføreren kan levere en resultatrapport i uke to hver måned; å forstå hva den sier om marginene dine, er din jobb.

Kompromisset som fungerer for de fleste: du fører selv gjennom året, regnskapsfører kvalitetssikrer kvartalsvis og tar årsoppgjøret. Se slik velger du regnskapsprogram.

Lønn: den oppgaven du bør sette ut først

Skal du bare sette ut én ting, sett ut lønn: oppgaven med det dårligste forholdet mellom tidsbruk, faglig vanskelighetsgrad og konsekvens ved feil. Lønnskjøring er ikke å beregne et beløp. Det er forskuddstrekk etter skattekortet, arbeidsgiveravgift som varierer med sone – fra 14,1 prosent i sone 1 til 0 prosent i Nord-Troms og Finnmark – feriepengeavsetning på minst 10,2 prosent, obligatorisk tjenestepensjon på minst 2 prosent av lønn, og a-melding innen den 5. i måneden etter. Tolv ganger i året, med reaksjoner hvis noe kommer for sent.

Prisen er lav fordi arbeidet er standardisert. Én ansatt tar noen minutter å kjøre for en som gjør det hundre ganger i måneden – og de har oppdatert seg på satsendringene 1. januar uten at du måtte tenke på det.

Behold likevel to ting selv: beslutningen om hva folk skal tjene, og oversikten over hva en ansatt faktisk koster. Lønn pluss avgift pluss pensjon pluss feriepenger pluss utstyr blir betydelig mer enn avtalt månedslønn – regn på det i hva koster en ansatt?.

IT: sett ut driften, behold eierskapet

IT er området der «gjør det selv» er dårligst begrunnet i en liten bedrift. Drift av e-post, filer, sikkerhetskopi og oppdateringer er fagarbeid med reell konsekvens, og skytjenester har gjort det billig å la andre ta det.

Men ett punkt skal du aldri gi bort: eierskapet til kontoene. Det er den vanligste innlåsingen i småbedrifter, og den oppdages først den dagen samarbeidet tar slutt.

Regelen er at leverandøren skal ha en bruker i din konto, ikke motsatt. Står domenet på IT-konsulentens private konto, får du en bunke arbeid den dagen han slutter, blir syk eller legger ned. Sjekk hvem som står som eier i dag; mange oppdager at de ikke vet.

Det du beholder selv, er tiltakene ingen leverandør kan gjøre for deg: totrinnsbekreftelse, oversikt over hvem som har tilgang til hva, og at tilganger fjernes når folk slutter. Se IT-sikkerhet for småbedrifter.

Markedsføring: hva mister du av læring?

Her er svaret mest nyansert, fordi markedsføring er to ulike oppgaver som ofte selges som én. Håndverket kan settes ut: annonseoppsett, teknisk søkemotoroptimalisering, design, videoredigering – ferdigheter det tar lang tid å bygge og kort tid å kjøpe. Et byrå som kjører annonsekontoen din, gjør det sannsynligvis bedre og raskere enn deg.

Men det som avgjør om markedsføringen virker, er ikke håndverket. Det er å vite hvorfor kundene kjøper, hvilken innvending som stopper dem, og hvilke ord de selv bruker. Den kunnskapen sitter i samtalene du har med kundene – setter du ut alt kundenært, slutter den å komme inn til deg.

Derfor: sett ut produksjonen, behold budskapet. Beskriv selv hva som skal sies; byrået formulerer det pent. Og hold i målingen – hva koster en kunde å skaffe, og hvor mange henvendelser gir kanalen? Uten de tallene er du prisgitt leverandørens egen rapport. Se digital markedsføring for små bedrifter.

Kundeservice: den du sjelden bør gi bort

For en liten bedrift er kundeservice ikke en støttefunksjon. Det er der du hører hva som er galt med produktet ditt, hvilke kunder som er i ferd med å slutte, og hva de neste to kundene kommer til å spørre om. Setter du ut førstelinjen, får du kortere svartid og en logg. Du mister signalet. En innleid svartjeneste rapporterer «12 henvendelser om levering» – den forteller deg ikke at samme kunde har spurt tre ganger og er i ferd med å gi opp.

Det som kan settes ut fornuftig, er det volumbaserte: telefonvakt utenfor åpningstid, bestillingsmottak, statushenvendelser der svaret står i et system. Det som ikke bør settes ut, er reklamasjoner, misfornøyde kunder og alt som handler om pris eller avtale. Der er du både den som kan bestemme og den som har mest å lære – se kundeservice som skaper lojalitet.

Hva sier GDPR om leverandører som behandler data for deg?

At du fortsatt er ansvarlig. Du kan sette ut behandlingen, men ikke ansvaret for den.

Når en leverandør behandler personopplysninger på ditt oppdrag – regnskapsfører med ansattlister, lønnsleverandør med fødselsnummer, IT-leverandør med tilgang til e-post, byrået med kundelisten i nyhetsbrevverktøyet – er de databehandler og du behandlingsansvarlig. Da kreves en skriftlig databehandleravtale, som blant annet skal fastsette hva leverandøren får gjøre med opplysningene, hvilke sikkerhetstiltak som gjelder, om de kan bruke underleverandører, og at data slettes eller leveres tilbake når avtalen avsluttes.

Tre ting går ofte galt:

• Avtalen mangler helt. Store skytjenester har den klar som en del av vilkårene; den lokale konsulenten og frilanseren har den ofte ikke, og da må du be om den.
• Ingen vet hvem leverandørene er. Du skal ha en oversikt over egne behandlinger, og den forutsetter at du vet hvilke systemer som inneholder personopplysninger. Sett opp listen én gang – se GDPR og personvern for små bedrifter.
• Overføring ut av EØS er ikke vurdert. Spør hvor dataene lagres før du signerer, ikke etterpå.

Merk også forskjellen på databehandler og selvstendig behandlingsansvarlig. En regnskapsfører med egne lovpålagte plikter kan være selvstendig ansvarlig for deler av behandlingen. Det endrer hvilken avtale som er riktig, og leverandøren skal kunne forklare det i et vanlig språk.

Hvor går grensen for hva du aldri setter ut?

Still tre spørsmål. Er dette grunnen til at kundene velger oss? Er det kunnskap vi må ha internt for å utvikle oss? Ville vi stått hjelpeløse hvis leverandøren forsvant over natten?

Ett ja er nok til å beholde oppgaven selv – eller i det minste til å beholde kompetansen internt. Et designbyrå setter ikke ut designet. En håndverker setter ikke ut selve håndverket, selv når ordrebøkene er fulle, for da selger han bare tilgang til andres arbeid og tar risikoen for kvaliteten.

Den mest undervurderte faren er ikke at leverandøren gjør en dårlig jobb. Det er at du gradvis mister evnen til å vurdere om jobben er god. Etter tre år uten å ha vært i annonsekontoen selv, ser du ikke lenger om rapporten er imponerende eller tom.

Til sist en avklaring: skal oppgaven settes ut til et selskap, eller skal du leie inn en person? Juridisk er det to forskjellige ting. Leier du inn arbeidskraft som i praksis jobber under din ledelse, i din arbeidstid og med ditt utstyr, kan forholdet bli vurdert som et arbeidsforhold uansett hva avtalen kalles – med arbeidsgiveravgift, feriepenger og oppsigelsesvern som følge. Grensene er gjennomgått i innleie, frilansere og underleverandører.

Ofte stilte spørsmål

Hva bør jeg sette ut først når jeg har veldig lite penger?

Lønn hvis du har ansatte, ellers årsoppgjøret. Begge har lav pris i forhold til tidsbruken, høy konsekvens ved feil, og null verdi som læring. Markedsføring og kundekontakt kommer sist, selv om de føles mest overveldende.

Må jeg ha databehandleravtale med regnskapsføreren?

Som regel ja, i hvert fall for den delen der de behandler personopplysninger på ditt oppdrag. En seriøs leverandør har papirene klare og kan forklare hvilken rolle de har for hva – spør, og få det skriftlig.

Er det billigere å leie inn en frilanser enn å ansette?

Ofte per time, sjelden per resultat over tid. Frilanserens timepris inkluderer det du ellers betaler i arbeidsgiveravgift, pensjon, feriepenger, utstyr og ikke-fakturerbar tid, så sammenligningen er ikke timepris mot timelønn. Fleksibiliteten er den reelle fordelen, ikke prisen.

Hvordan unngår jeg å bli låst til en leverandør?

Eie kontoene selv, unngå tolv måneders oppsigelse, og be om at data kan eksporteres i et vanlig format. Skriv inn hva som skjer ved avslutning: hvem leverer hva tilbake, og innen når. Det punktet forhandles best i uke én.