Alle styremøter i et aksjeselskap skal protokolleres. Denne malen dekker minimumskravene i aksjeloven § 6-29 og passer for små og mellomstore AS.
Loven krever at protokollen angir tid og sted, hvem som deltok, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Det skal fremgå at styret var vedtaksført, og protokollen skal signeres av alle medlemmene som deltok i styrebehandlingen. Er et styremedlem eller daglig leder uenig i en beslutning, kan vedkommende kreve sin oppfatning innført i protokollen.
Alt utover dette – som en detaljert gjengivelse av diskusjonen – er valgfritt. Mange nøyer seg med å referere selve vedtakene, og det er som regel nok. Protokollene er selskapets dokumentasjon overfor revisor, aksjonærer og eventuelt en senere ansvarsvurdering, så oppbevar dem samlet og fortløpende nummerert.
Slik bruker du malen: Kopier teksten, erstatt alt i [HAKEPARENTESER] med dine opplysninger, og stryk punkter som ikke passer. Malen er et utgangspunkt – ikke juridisk rådgivning. Ved viktige avtaler bør advokat eller regnskapsfører kvalitetssikre resultatet.
PROTOKOLL FRA STYREMØTE [SELSKAPSNAVN] AS Org.nr: [ORGANISASJONSNUMMER] Møtedato: [DATO] Tidspunkt: [KLOKKESLETT FRA–TIL] Sted: [STED / DIGITALT MØTE VIA (PLATTFORM)] Møte nr.: [NUMMER]/[ÅR] TIL STEDE Fra styret: [NAVN, STYRELEDER], [NAVN, STYREMEDLEM], [NAVN, STYREMEDLEM] Forfall: [NAVN / INGEN] Andre: [DAGLIG LEDER / ANDRE INNKALTE / INGEN] Styret var vedtaksført, jf. aksjeloven § 6-24 og selskapets vedtekter. Møteleder: [NAVN] Protokollfører: [NAVN] SAKSLISTE Sak [NR]/[ÅR]: Godkjenning av innkalling og saksliste Sak [NR]/[ÅR]: Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte Sak [NR]/[ÅR]: [SAKSTITTEL] Sak [NR]/[ÅR]: [SAKSTITTEL] Sak [NR]/[ÅR]: Eventuelt BEHANDLING OG VEDTAK Sak [NR]/[ÅR]: Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak [NR]/[ÅR]: Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte Vedtak: Protokoll fra styremøte [DATO] ble godkjent. Sak [NR]/[ÅR]: [SAKSTITTEL] [KORT BESKRIVELSE AV SAKEN OG GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN] Vedtak: [STYRETS BESLUTNING – FORMULERT SLIK AT DEN KAN LESES SELVSTENDIG] [EVENTUELT: Vedtaket var enstemmig / Vedtaket ble truffet med [ANTALL] mot [ANTALL] stemmer. [NAVN] stemte imot og krevde følgende innført i protokollen: [BEGRUNNELSE]] Sak [NR]/[ÅR]: [SAKSTITTEL] [KORT BESKRIVELSE AV SAKEN] Vedtak: [STYRETS BESLUTNING] Sak [NR]/[ÅR]: Eventuelt [SAKER TATT OPP UNDER EVENTUELT / INGEN SAKER] Neste styremøte: [DATO / AVTALES SENERE] SIGNATUR Protokollen signeres av samtlige styremedlemmer som deltok i styrebehandlingen, jf. aksjeloven § 6-29. Sted/dato: [STED], [DATO] _____________________________ _____________________________ [NAVN], styreleder [NAVN], styremedlem _____________________________ [NAVN], styremedlem