Alle med næringsvirksomhet har bokføringsplikt, men bare aksjeselskap og store enkeltpersonforetak har regnskapsplikt – altså plikt til å levere årsregnskap til Regnskapsregisteret.
De to begrepene blir ofte blandet sammen, men de betyr forskjellige ting og gjelder ulike grupper næringsdrivende. Her er forskjellen, og hva den betyr for deg i praksis.
Hva er bokføringsplikt?
Bokføringsplikt betyr at du løpende må registrere alle inntekter og kostnader i virksomheten, med bilag som dokumenterer hver transaksjon. Dette gjelder alle med næringsvirksomhet, uansett størrelse – også de aller minste enkeltpersonforetakene uten en eneste ansatt. Bokføringsplikten er grunnlaget for at du senere kan levere korrekt skattemelding og eventuell mva-melding.
I praksis innebærer bokføringsplikten at du må:
- Registrere alle salg og kjøp fortløpende, med dato og beløp.
- Ta vare på bilag (fakturaer, kvitteringer, avtaler) som dokumentasjon.
- Oppbevare regnskapsmaterialet i minst 5 år.
- Kunne fremlegge regnskapet ved eventuell kontroll fra Skatteetaten.
Hva er regnskapsplikt?
Regnskapsplikt er en mer omfattende forpliktelse: å sette opp et fullstendig årsregnskap etter regnskapsloven, og levere det til Regnskapsregisteret hos Brønnøysundregistrene. Årsregnskapet består normalt av resultatregnskap, balanse og noter, og skal gi et rettvisende bilde av virksomhetens økonomiske stilling.
Kort sagt: Bokføringsplikt handler om løpende registrering av transaksjoner. Regnskapsplikt handler om å sette sammen et offentlig tilgjengelig årsregnskap basert på bokføringen, og levere det inn.
Hvem har regnskapsplikt?
Alle aksjeselskap har regnskapsplikt, uansett størrelse. Et nystiftet AS med minimal omsetning må altså levere årsregnskap på samme måte som et stort selskap, selv om innholdet naturligvis blir enklere.
For enkeltpersonforetak er hovedregelen at regnskapsplikt først inntrer når virksomheten har eiendeler over 20 millioner kroner eller mer enn 20 årsverk. De aller fleste enkeltpersonforetak ligger godt under disse grensene og har dermed kun bokføringsplikt, ikke full regnskapsplikt.
| Selskapsform | Bokføringsplikt | Regnskapsplikt |
|---|---|---|
| Aksjeselskap (AS) | Ja, alltid | Ja, alltid |
| Enkeltpersonforetak (ENK) | Ja, alltid | Kun ved eiendeler over 20 mill. kr eller over 20 årsverk |
Hva innebærer regnskapsplikten for et AS i praksis?
Styret i et AS må hvert år sørge for at årsregnskapet blir utarbeidet og fastsatt av generalforsamlingen, normalt innen seks måneder etter regnskapsårets slutt. Deretter skal regnskapet sendes til Regnskapsregisteret, der det blir offentlig tilgjengelig. Se generalforsamlingen for hvordan årsregnskapet formelt fastsettes, og styrets ansvar for styrets rolle i denne prosessen.
Fallgruve: Mange nye AS-eiere undervurderer arbeidet med årsregnskapet det første året. Selv et selskap uten omsetning må levere et (enkelt) årsregnskap – unnlatelse kan gi tvangsmulkt og i verste fall tvangsoppløsning av selskapet.
Slipper enkeltpersonforetak alt papirarbeid da?
Nei. Selv om de fleste ENK slipper å levere fullt årsregnskap til Regnskapsregisteret, må de fortsatt levere skattemelding for næringsdrivende innen fristen 31. mai, med tilhørende næringsoppgave som viser inntekter, kostnader og resultat. Bokføringsplikten gjelder også fullt ut – du må kunne dokumentere alle innsendte tall med bilag.
Revisjonsplikt – en tredje, beslektet plikt
I tillegg til bokførings- og regnskapsplikt finnes revisjonsplikten, som gjelder om årsregnskapet skal kontrolleres av en godkjent revisor. Små aksjeselskap kan velge bort revisor dersom de ligger under grensene for omsetning (rundt 7 millioner kroner), balansesum (rundt 27 millioner kroner) og antall ansatte (under 10 årsverk). Disse tersklene justeres av og til, så sjekk gjeldende grenser hos Skatteetaten eller Brønnøysundregistrene før du bestemmer deg. Revisjonsplikt er altså en egen vurdering, uavhengig av om selskapet har regnskapsplikt.
Hva skjer om du ikke oppfyller pliktene?
Manglende bokføring kan gjøre det vanskelig å dokumentere fradrag og korrekt overskudd overfor Skatteetaten, og kan i verste fall medføre skjønnsfastsettelse av inntekten din. Manglende innlevering av årsregnskap for AS kan gi forsinkelsesgebyr fra Regnskapsregisteret, og ved langvarig unnlatelse kan Brønnøysundregistrene begjære selskapet tvangsoppløst.
Hva skal egentlig bokføres?
Bokføringsplikten omfatter alle transaksjoner som påvirker virksomhetens økonomi: salgsinntekter, varekjøp, lønnsutbetalinger, avskrivninger på driftsmidler (se avskrivninger), renter, gebyrer og private uttak fra enkeltpersonforetaket. Hver post skal kunne spores tilbake til et bilag – en faktura, kvittering eller kontoutskrift som viser hva transaksjonen faktisk gjelder. Uten et system for dette blir det fort vanskelig å huske hva som skjedde tre måneder tilbake, og enda vanskeligere å dokumentere det overfor Skatteetaten ved en eventuell kontroll.
Praktiske råd for å holde orden
- Bruk et regnskapsprogram fra dag én, selv i et lite ENK – det gjør bokføringsplikten langt enklere å overholde.
- Ta vare på alle bilag digitalt, sortert etter dato, i minst 5 år.
- Sett fristen 31. mai (skattemelding) og eventuelt fristen for årsregnskap i kalenderen i god tid.
- Vurder regnskapsfører til årsoppgjøret hvis du driver AS, selv om du fører løpende bokføring selv – se gjøre regnskapet selv eller kjøpe hjelp.
- Hold mva-kontiene avstemt løpende hvis virksomheten er mva-registrert, se MVA-registrering: 50 000-grensen.
Hvorfor har enkeltpersonforetak og AS ulike terskler?
Tanken bak at enkeltpersonforetak har en høyere terskel for regnskapsplikt enn aksjeselskap, er at AS er en egen juridisk enhet med begrenset ansvar for eierne. Kreditorer, investorer og andre har derfor større behov for innsyn i selskapets økonomi gjennom et offentlig årsregnskap. Et enkeltpersonforetak har derimot ubegrenset personlig ansvar, og eieren bærer selv den økonomiske risikoen – regelverket har derfor lagt listen for full regnskapsplikt betydelig høyere for denne selskapsformen, ved 20 millioner kroner i eiendeler eller 20 årsverk.
Digitale krav til bokføringen
Skatteetaten kan ved kontroll be om regnskapet i et standardformat kalt SAF-T, en fil som samler alle bokførte transaksjoner i et gjenkjennelig format uavhengig av hvilket regnskapsprogram du bruker. De fleste moderne regnskapsprogrammer kan generere denne filen automatisk, og det er verdt å sjekke at systemet ditt støtter dette før du velger løsning – spesielt hvis virksomheten vokser og risikoen for kontroll øker.
Ofte stilte spørsmål
Må et helt nytt AS uten omsetning levere årsregnskap?
Ja, regnskapsplikten gjelder fra stiftelsen, uavhengig av om selskapet har hatt omsetning det første året.
Har jeg bokføringsplikt selv om jeg driver enkeltpersonforetak på si siden?
Ja, bokføringsplikten gjelder all næringsvirksomhet uansett omfang, også bijobber organisert som ENK.
Hva er forskjellen på skattemelding og årsregnskap?
Skattemeldingen med næringsoppgave sendes til Skatteetaten og danner grunnlag for skatteberegningen. Årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret og er et offentlig dokument om selskapets økonomi – det er kun AS og store ENK som har denne siste plikten.
Kan jeg velge bort revisor selv om jeg har regnskapsplikt?
Ja, revisjonsplikt og regnskapsplikt er to forskjellige ting. Små AS under gjeldende terskler kan velge bort revisor, men må likevel levere årsregnskap.
Hvor lenge må jeg oppbevare regnskapsmaterialet?
Hovedregelen er 5 år, men enkelte bilagstyper kan ha andre oppbevaringskrav – sjekk gjeldende regler hos Skatteetaten ved tvil.