Mellomregningskontoen er kontoen i regnskapet som holder styr på hva du som eier skylder selskapet, og hva selskapet skylder deg. Går den i din disfavør – du skylder selskapet penger – er saldoen i praksis et lån fra selskapet, og lån fra eget AS til personlig aksjonær beskattes som utbytte.
Kontoen oppstår helt av seg selv i et lite aksjeselskap. Du er på Clas Ohlson og betaler med privatkortet fordi firmakortet ligger hjemme. Du bruker firmakortet på bensinstasjonen og tar med en kaffe og en avis. Du skyter inn 20 000 kroner fra egen lomme fordi kundene ikke har betalt ennå. Hver av disse hendelsene flytter penger mellom deg og selskapet uten at det er lønn, utbytte eller en kjøpsavtale – og de havner på mellomregningen.
Hva føres på mellomregningen?
De to sidene er speilvendte, og det er retningen som avgjør hvem som skylder hvem.
Selskapet skylder deg når du har lagt ut for noe. Kjøper du en skjerm til kontoret med privatkortet, har du en fordring på selskapet inntil du får pengene refundert. Det samme gjelder utlegg på reise, en domenefaktura du betalte privat, eller et kortsiktig innskudd for å dekke lønn i en tørr måned.
Du skylder selskapet når det har gått motsatt vei. Firmakortet brukt på private innkjøp. Selskapets konto som betalte tannlegeregningen din. En overføring til privatkontoen som verken ble kjørt som lønn eller vedtatt som utbytte. Alt dette blir stående som en gjeld fra deg til selskapet.
Enkel huskeregel: Mellomregningen er en balansekonto, ikke en resultatkonto. Ingenting som føres der påvirker overskuddet ditt. Den forteller bare hvem som holder pengene akkurat nå – og den skal helst peke i din favør, eller stå på null.
Hvorfor er negativ saldo et problem?
Fordi skatteloven behandler lån fra selskap til personlig aksjonær som utbytte. Det er ikke en tolkning eller en risiko – det er hovedregelen. Skylder du selskapet 80 000 kroner, kan de 80 000 skattlegges hos deg som om de var utdelt utbytte, med oppjusteringsfaktor 1,72 og 22 prosent skatt, altså effektivt 37,84 prosent.
Det ubehagelige er at gjelden ikke forsvinner. Du er fortsatt skyldig selskapet pengene, samtidig som du har fått en skatteregning på dem. Betaler du senere tilbake, finnes det mekanismer for å korrigere skattemessig, men det er ryddearbeid du helst skal slippe.
Det finnes snevre unntak for helt kortsiktige småbeløp som tilbakebetales raskt, men vilkårene er strenge og beløpsgrensene lave. Ikke bygg en praksis på unntaket – sjekk de gjeldende vilkårene hos Skatteetaten hvis situasjonen først har oppstått. Bakgrunnen og de fulle reglene finner du i aksjonærlån: låne av eget AS.
Fallgruve: «Jeg tar det som lønn ved årsslutt» – uten at det faktisk blir gjort. Skal beløpet bli lønn, må det kjøres gjennom lønnssystemet med forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift og rapporteres i a-meldingen. Skal det bli utbytte, må generalforsamlingen vedta det, og det krever fri egenkapital. En intensjon i hodet ditt er ikke en disposisjon i regnskapet.
Hvordan gjør du opp saldoen?
Skylder du selskapet penger, har du tre veier ut, og de bør velges før 31. desember, ikke etter.
- Betal tilbake. Overfør beløpet fra privatkontoen til selskapskontoen med tekst som viser hva det er. Enklest, billigst og ryddigst.
- Kjør det som lønn. Beløpet lønnsinnberettes, med forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, og motposteres mot mellomregningen. Selskapet får fradrag for lønnen, men avgiften kommer på toppen.
- Vedta utbytte. Generalforsamlingen beslutter utbytte etter forslag fra styret, og utbyttet motregnes mot gjelden din. Forutsetter fri egenkapital og en forsvarlighetsvurdering – se utbytte fra eget AS.
Skylder selskapet deg penger, er situasjonen langt mer avslappet. Du kan la fordringen stå, eller du kan få den utbetalt når likviditeten tillater det. Det er ingen skattemessig hendelse i seg selv – du får bare tilbake penger du allerede har betalt skatt av. Men vær nøye med dokumentasjonen: et utlegg uten kvittering er ikke et utlegg, det er en overføring uten forklaring.
Hvordan holder du kontoen ren i praksis?
Ved å bruke riktig kort. Nesten alle mellomregningsproblemer i småselskaper begynner med sammenblanding av kort, og løses ved å slutte med det. Ha selskapets kort til selskapets kjøp og ditt eget til dine egne, og aksepter at du innimellom må ta en runde med refusjon.
Deretter noen grep som virker:
- Egen bedriftskonto fra dag én. Et AS skal ha egne konti – selskapets penger er ikke dine. Se velge bedriftskonto.
- Refunder utlegg månedlig. Samle kvitteringene, lever en utleggsoppgave, få pengene tilbake. Da blir mellomregningen nullstilt tolv ganger i året i stedet for å vokse til et beløp ingen tør se på. Reglene for reiserelaterte utlegg står i diett, reise og kjøregodtgjørelse.
- Bokfør fortløpende. En mellomregning som avstemmes hver måned, gir deg tid til å reagere. En som avstemmes i mars året etter, gir deg bare et faktum.
- Sett en grense. Bestem deg for at saldoen aldri skal gå i selskapets favør, og sjekk den ved hver månedsavslutning. Dette er femminuttersarbeid som sparer deg for en firesifret skatteregning.
Har du en fast leieavtale med selskapet – for eksempel hvis du leier ut hjemmekontor til eget AS – bør leien betales som en ordinær overføring, ikke bokføres opp på mellomregningen måned etter måned. En leie som aldri utbetales, ser ut som en leie som ikke er reell.
Hvor står mellomregningen i regnskapet?
I balansen, som en fordring eller en gjeld avhengig av fortegn. Skylder selskapet deg penger, står beløpet som kortsiktig gjeld hos selskapet. Skylder du selskapet, står det som en fordring på eieren – og det er nettopp den posten som lyser opp i en revisjons- eller kontrollsammenheng.
I årsregnskapet er lån og fordringer mellom selskapet og nærstående dessuten noe det skal opplyses om i noter. Har du revisor, blir posten uansett tatt opp. Har du valgt bort revisor, er det du som må oppdage den selv – noe som i praksis betyr at du må se på balansen, ikke bare på resultatet. Grunnleggende regnskap viser hvordan de to henger sammen.
En siste ting mange overser: mellomregningen mot en aksjonær er noe annet enn mellomregning mot et søsterselskap eller et holdingselskap. Konsernintern mellomregning følger andre regler, men også der gjelder kravet om at forholdet skal være forretningsmessig begrunnet og dokumentert. Er strukturen sammensatt, ta det med regnskapsfører før årsoppgjøret, ikke under.
Ofte stilte spørsmål
Er det ulovlig å skylde eget AS penger?
Aksjeloven setter strenge rammer for lån og sikkerhetsstillelse til aksjonærer, og et lån uten hjemmel er ulovlig etter selskapsretten. Skattemessig er konsekvensen at beløpet behandles som utbytte hos deg. Det er altså to sett med regler som slår inn samtidig.
Hva om jeg tilbakebetaler i januar?
Skatteplikten utløses i utgangspunktet når lånet oppstår, ikke ved årsskiftet, og en tilbakebetaling i etterkant fjerner ikke automatisk beskatningen. Det finnes korreksjonsregler, men de er tekniske – rydd opp før årsskiftet, ikke etter.
Kan jeg låne penger til mitt eget selskap?
Ja, den veien er uproblematisk. Du kan skyte inn penger som et lån til selskapet, og det bør dokumenteres i en enkel låneavtale hvis beløpet er av betydning, gjerne med rentevilkår. Renten du eventuelt mottar, er skattepliktig kapitalinntekt for deg.
Hvor ofte bør mellomregningen avstemmes?
Hver måned, sammen med bankavstemmingen. Da er avvikene små nok til at du husker hva de gjelder. Ved årsoppgjøret skal saldoen uansett være forklart post for post.
Gjelder mellomregning også i enkeltpersonforetak?
Nei, ikke på samme måte. I et ENK er du og foretaket samme juridiske person, og bevegelser mellom privat og næring føres som privatuttak og privat innskudd mot egenkapitalen. Det finnes ingen gjeld mellom deg og deg selv.