En taushetserklæring – NDA, «non-disclosure agreement» – er en avtale om at den andre parten ikke skal videreformidle eller bruke informasjon du gir tilgang til. Du trenger en når du skal dele noe reelt sensitivt utenfor bedriften: i leverandørsamtaler, i en salgsprosess, eller når innleide får innsyn i kundelister, kalkyler og metoder.
NDA er samtidig den avtalen som oftest signeres uten at noen har lest den. Har du en signert NDA og en kundeliste som ligger i en skymappe alle har tilgang til, har du papirarbeid, ikke sikkerhet.
Når trenger du egentlig en?
I tre situasjoner er svaret nesten alltid ja:
Leverandør- og samarbeidssamtaler. Skal du forhandle med en produsent, en utvikler eller en potensiell partner, må du dele volumtall, kalkyler, kundegrunnlag eller tekniske løsninger for å komme videre. Signer NDA før det første møtet der detaljene kommer på bordet, ikke etter tre møter når alt er sagt. Er det snakk om et konkret oppdrag, hører taushetsbestemmelsen inn i selve oppdragsavtalen – da trenger du ikke to dokumenter.
Salg av bedriften. Her er NDA obligatorisk, ikke valgfritt. En kjøper skal gjennom regnskap, kundekontrakter og marginer i en due diligence, og mange av dem som ser i dokumentene, kjøper ikke. Noen av dem er konkurrenter. Se selge firmaet for prosessen – NDA-en signeres før du sender ett eneste tall.
Innleide, frilansere og underleverandører. En innleid utvikler eller regnskapskonsulent får tilgang til systemene dine uten å være ansatt, og uten arbeidsforholdets lojalitetsplikt. Der er en skriftlig taushetserklæring det som fyller hullet. Ansvarsdelingen ellers er behandlet i innleie, frilansere og underleverandører.
Felle: NDA med egne ansatte som eneste beskyttelse. Ansatte har en lojalitetsplikt i arbeidsforholdet og en taushetsplikt om bedriftens forhold uten at det står i noe eget dokument – men bestemmelsen bør stå i arbeidsavtalen, ikke i en separat NDA som blir lagt i en annen skuff. Og vil du begrense hva en ansatt kan gjøre etter at hun har sluttet, er det konkurranseklausulreglene som gjelder, med sine egne vilkår om skriftlighet, varighet og kompensasjon. En taushetsklausul kan ikke brukes som en skjult konkurranseklausul.
Hva bør avtalen regulere?
En brukbar NDA er én til to sider. Blir den fem, er det fordi noen har limt inn en amerikansk mal, og da inneholder den sannsynligvis bestemmelser som ikke har virkning i Norge.
| Punkt | Hva det bør si |
|---|---|
| Partene | Fulle navn og organisasjonsnumre. Er mottakeren et konsern, si om datterselskaper omfattes. |
| Formål | Hva informasjonen skal brukes til – og bare til det. «Vurdering av mulig leveranseavtale», ikke «samarbeid». |
| Hva som er konfidensielt | Enten «all informasjon som utveksles» eller en liste: kalkyler, kundelister, tegninger, kildekode, prisbetingelser. |
| Unntak | Offentlig kjent informasjon, det mottakeren hadde fra før, og det som må utleveres etter lov eller pålegg. |
| Hvem kan få innsyn | Navngitte personer, eller «ansatte og rådgivere med behov for å vite, som selv er bundet av tilsvarende plikt». |
| Bruksforbud | Ikke bare forbud mot å dele – også mot å bruke informasjonen til eget formål. |
| Retur og sletting | Alt materiale returneres eller slettes når prosessen er over, innen en frist. |
| Varighet | Både avtalens løpetid og hvor lenge taushetsplikten varer etterpå. |
| Brudd og tvist | Erstatningsplikt eller avtalt bot, norsk rett og en navngitt domstol. |
Bruksforbudet er verdt en ekstra setning. En mottaker som ikke deler informasjonen med noen, men som bygger sitt eget konkurrerende produkt på den, har ikke brutt en ren taushetsplikt – har du bare forbudt videreformidling, står du uten krav. Skriv eksplisitt at informasjonen ikke kan brukes til annet enn det avtalte formålet.
Hvor lenge bør den vare?
Lenge nok til at informasjonen har mistet verdien, og ikke lenger. En prisliste er utdatert om et år. En produksjonsmetode eller en oppskrift kan ha verdi i tjue. Kundelister ligger et sted i mellom.
I praksis brukes to til fem år for kommersiell informasjon som kalkyler og betingelser, og lengre eller ubegrenset varighet for tekniske løsninger og formler. En «evigvarende» taushetsplikt uten begrunnelse kan bli sett på som urimelig, mens en ubegrenset plikt knyttet til en konkret produksjonsmetode er lettere å forsvare.
Skill mellom avtalens løpetid og taushetspliktens varighet. Samarbeidsavtalen kan vare seks måneder; plikten til å holde tett skal vare i årene etter. Står det ikke tydelig, argumenterer motparten at alt falt bort da samtalene ble avsluttet.
Om avtalt bot: En fast sum ved brudd – for eksempel et avtalt beløp per overtredelse – gjør avtalen lettere å håndheve, fordi du slipper å bevise økonomisk tap. Det er ofte det vanskeligste i en slik sak. Sett beløpet så høyt at det svir og så lavt at det virker rimelig; et urimelig høyt beløp kan settes ned. Snakk med advokat før du fastsetter det, særlig hvis motparten er mye større enn deg.
Hva er forholdet til det lovfestede vernet?
Forretningshemmeligheter er beskyttet av forretningshemmelighetsloven uavhengig av om du har signert noe. Loven gir deg rett til å reagere mot urettmessig tilegnelse, bruk og formidling – med krav om forbud, erstatning og i noen tilfeller inndragning. I tillegg har markedsføringsloven bestemmelser om god forretningsskikk mellom næringsdrivende.
Men vernet har en forutsetning mange snubler i: loven verner opplysninger som er hemmelige, har kommersiell verdi fordi de er hemmelige, og som innehaveren har truffet rimelige tiltak for å holde hemmelige. Det siste vilkåret er ditt ansvar. Har du sendt kalkylene på e-post til folk som ikke jobber der lenger og aldri merket dem som fortrolige, kan du tape saken på det vilkåret alene.
Slik henger de sammen: NDA-en dokumenterer at du har gjort noe for å holde informasjonen hemmelig, den strekker plikten lenger enn loven gjør, og den gir deg et kontraktsbrudd å påberope seg – enklere å bevise enn et brudd på forretningshemmelighetsloven. Loven er sikkerhetsnettet, avtalen er verktøyet.
Hvorfor er NDA ikke nok alene?
Fordi en NDA virker først etter at skaden har skjedd, og da krever den at du oppdager bruddet, kan bevise det, og har råd til å forfølge det. Ingen av de tre er selvsagt for en bedrift med fem ansatte. Tiltakene som faktisk beskytter, er kjedelige og billige:
- Tilgangsstyring. Del bare det som må deles, til de som må ha det, og fjern tilgang samme dag som oppdraget avsluttes.
- Merking. Skriv «Fortrolig» på dokumentene. Det er et av de «rimelige tiltakene» loven spør etter, og det koster ingenting.
- Trinnvis deling. Gi de aggregerte tallene først, detaljene når interessen er reell. Den viktigste beskyttelsen er informasjon som ikke ble delt.
- Logg. Et datarom med sporbarhet er langt bedre enn en e-posttråd hvis du en dag må bevise noe.
- Rutine ved avslutning. Be skriftlig om retur eller sletting hver gang en prosess avsluttes. Nesten ingen gjør det – derfor ligger kalkylene dine hos fire leverandører du aldri inngikk avtale med.
Hele bildet – hva som kan beskyttes, hva som ikke kan, og hvilke tiltak som teller – er gjennomgått i beskytte forretningshemmeligheter. Er det tekniske løsninger eller et navn du vil beskytte, er varemerke, patent og andre immaterielle rettigheter det rette sporet – Patentstyret har oversikten – ikke en taushetserklæring. Og deler du personopplysninger med en leverandør, kommer det i tillegg en databehandleravtale – den er lovpålagt og erstattes ikke av en NDA. Se GDPR for små bedrifter.
Ofte stilte spørsmål
Bør NDA-en være gjensidig eller ensidig?
Gjensidig hvis begge deler noe, ensidig hvis bare du gjør det. Gjensidige avtaler signeres raskere, fordi motparten ikke føler seg underlegen. Deler du alt og får ingenting, er en ensidig avtale mer presis – men regn med en runde forhandling.
Kan jeg bruke en gratis mal fra nettet?
Til enkle situasjoner, ja, forutsatt at malen er tilpasset norsk rett og at du faktisk leser den. Gjelder saken salg av bedriften, teknologi med reell verdi eller en motpart som er mye større enn deg, bør avtalen kvalitetssikres av advokat. Det er én time, og alternativet er en klausul som ikke virker.
Hva gjør jeg hvis noen bryter avtalen?
Sikre bevis først – skjermbilder, e-poster, datoer, hvem som hadde tilgang – og send deretter et skriftlig krav om at bruken stanses. Ikke ring og krangle. Har bruddet ført til tap, eller er det avtalt bot, er neste steg advokat. Vurder også begjæring om midlertidig forføyning hvis informasjonen er i ferd med å bli brukt.
Gjelder taushetsplikten etter at samarbeidet er avsluttet?
Bare hvis avtalen sier det. Dette er den enkleste og vanligste feilen i en NDA. Skriv en egen setning: «Taushetsplikten etter denne avtalen gjelder i X år etter at avtalen er opphørt, uavhengig av årsaken til opphøret.»