Kontoplanen er bedriftens register over hvor hver krone skal bokføres. Følger du den norske standarden NS 4102, betyr 3000 alltid salgsinntekt og 1920 alltid bankinnskudd – og da kan regnskapsfører, revisor og banken lese regnskapet ditt uten oversettelse.
De fleste møter kontoplanen første gang i regnskapsprogrammet, som en nedtrekksliste med hundrevis av firesifrede tall. Det virker uoverkommelig. I praksis bruker et lite foretak mellom 25 og 60 av kontoene, og når du først har skjønt hva det første sifferet betyr, er resten mest detaljnivå.
Hva er en kontoplan, egentlig?
En liste over «bøtter». Hver konto er en bøtte med et navn og et nummer, og bokføring består i å fordele beløpene fra bilagene i riktige bøtter. Ved årets slutt tømmes bøttene ut i to rapporter: inntekts- og kostnadskontoene blir resultatregnskapet, mens eiendels-, egenkapital- og gjeldskontoene blir balansen.
NS 4102 er Norsk Standards kontoplan, og den er ikke lovpålagt. Bokføringsloven krever at regnskapet kan spesifiseres og kontrolleres, ikke at du bruker et bestemt nummersystem. Men absolutt alle norske regnskapsprogrammer bygger på NS 4102, næringsoppgaven og årsregnskapet er bygget for å ta imot tall organisert på denne måten, og enhver regnskapsfører du hyrer inn forventer det. Å finne opp sitt eget system er derfor en dårlig idé selv om det er lovlig.
Hva betyr tallene i kontoplanen?
Første siffer bestemmer hvilken hovedgruppe kontoen hører til. Resten er inndeling innenfor gruppen.
| Serie | Hva ligger her | Typiske kontoer |
|---|---|---|
| 1000–1999 | Eiendeler | 1200 maskiner og inventar, 1460 varelager, 1500 kundefordringer, 1920 bankinnskudd |
| 2000–2999 | Egenkapital og gjeld | 2000 aksjekapital, 2050 annen egenkapital, 2400 leverandørgjeld, 2700 utgående MVA, 2710 inngående MVA |
| 3000–3999 | Salgs- og driftsinntekt | 3000 salgsinntekt avgiftspliktig, 3100 salgsinntekt avgiftsfri, 3700 provisjonsinntekt |
| 4000–4999 | Varekostnad | 4000 varekjøp, 4300 innkjøp av varer for videresalg, 4500 fremmedytelser |
| 5000–5999 | Lønn og personal | 5000 lønn til ansatte, 5400 arbeidsgiveravgift, 5945 pensjonsforsikring |
| 6000–7999 | Andre driftskostnader | 6000 avskrivninger, 6300 leie av lokaler, 6800 kontorkostnad, 7140 reisekostnad, 7320 markedsføring |
| 8000–8999 | Finansposter, skatt og resultatdisponering | 8050 renteinntekt, 8150 rentekostnad, 8300 betalbar skatt, 8800 årsresultat |
Skillet mellom 4000-serien og 6000-serien er viktigere enn det ser ut. Alt som går inn i produktet eller videresalget hører i 4000-serien; alt som holder butikken i gang hører i 6000- og 7000-serien. Blander du dette, får du feil varekostnad og dermed feil bruttofortjeneste – og bruttomarginen er ofte det ene tallet du styrer prisingen etter.
Legg også merke til at 8000-serien inneholder to helt ulike ting: renter og skatt på den ene siden, og resultatdisponering på den andre. Den siste delen brukes bare ved årsoppgjøret.
Hvordan blir ett bilag til to posteringer?
Fordi dobbelt bokholderi krever at hvert beløp registreres to steder: én gang som debet og én gang som kredit. Summen av debet skal alltid være lik summen av kredit. Det er ikke et regnskapsteknisk påfunn – det er kontrollmekanismen som gjør at regnskapet ikke kan gå i ubalanse uten at noe synlig er galt.
Regelen er enklere enn navnene antyder:
- Debet øker eiendeler og kostnader.
- Kredit øker inntekter, gjeld og egenkapital.
Ta Ida, som driver et lite AS innen grafisk design. Hun sender en faktura på 25 000 kroner pluss 25 prosent merverdiavgift, altså 31 250 kroner totalt. Konteringen blir:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1500 Kundefordringer | 31 250 | |
| 3000 Salgsinntekt | 25 000 | |
| 2700 Utgående MVA | 6 250 |
Legg merke til at inntekten er 25 000, ikke 31 250. Merverdiavgiften er ikke Idas penger – den er gjeld til staten fra det øyeblikket fakturaen er skrevet, og den ligger derfor i 2000-serien. Når kunden betaler tre uker senere, kommer postering nummer to: debet 1920 bank 31 250, kredit 1500 kundefordringer 31 250. Inntekten røres ikke; den ble bokført da fakturaen ble sendt.
Samme logikk motsatt vei. Ida kjøper en skjerm til 12 500 kroner inkludert avgift. Debet 6800 kontorkostnad 10 000, debet 2710 inngående MVA 2 500, kredit 2400 leverandørgjeld 12 500. Fordi kostprisen er under 30 000 kroner, kan skjermen kostnadsføres direkte i stedet for å havne i balansen og bli avskrevet over flere år.
Tips: Når du er usikker, spør deg selv hva som skjer med bankkontoen og hva som skjer med resultatet. Går pengene ut uten at bedriften blir fattigere – for eksempel ved nedbetaling av lån – er det ingen kostnad, bare en flytting mellom to balansekontoer.
Hvorfor foreslår regnskapsprogrammet konto selv?
Fordi det husker hva du gjorde sist. Moderne programmer leser leverandørnavn, beløp og MVA-sats fra den innkommende fakturaen, og matcher mot tidligere bilag fra samme leverandør. Har du kontert fakturaen fra strømleverandøren på 6340 i tolv måneder, foreslår programmet 6340 den trettende gangen også.
Det er praktisk og det er risikabelt på samme tid. Praktisk fordi rutinebilag går på sekunder. Risikabelt fordi forslaget arver feilen: kontert du feil i januar, kommer samme feil tilbake hver måned til noen oppdager det. Jeg har sett foretak der to års husleie lå på en kontorkostnadskonto fordi det første bilaget ble feilkontert av en som var usikker, og forslagsmotoren gjorde resten.
Derfor bør du gjøre to ting. Sett opp MVA-koden på hver konto én gang, riktig, så programmet regner avgiften automatisk – det er der de fleste avgiftsfeilene forsvinner. Og les gjennom en saldobalanse hver måned i stedet for å bare godkjenne forslagene. Mer om valget av program i slik velger du regnskapsprogram, og om det grunnleggende oppsettet i grunnleggende regnskap for nye bedrifter.
Hvilke konteringsfeil går igjen i småbedrifter?
Noen få feil står for det store flertallet av de rotete regnskapene.
Samlekontoen «diverse». Alt som er litt vanskelig havner på 7770 eller en egendefinert «annet»-konto. Etter et år har du en kostnadspost på 80 000 kroner som ingen kan forklare, og resultatregnskapet er ubrukelig som styringsverktøy. Bruk to minutter på å finne riktig konto i stedet for tolv måneder på å lure på hva som skjedde.
Varekjøp i 6000-serien. Klassikeren i nettbutikker og håndverksbedrifter: materialer og innkjøpte varer føres som driftskostnad. Regnskapet summerer riktig, men bruttofortjenesten din blir feil, og nøkkeltallene du sammenligner med bransjen blir det også.
Bruttobeløp som kostnad når du er MVA-registrert. Fører du hele 12 500 kroner som kostnad i stedet for 10 000 pluss avgift, mister du fradraget for inngående merverdiavgift og oppgir for høye kostnader. Det ene koster penger, det andre er en feil i skattemeldingen.
Private utgifter som driftskostnad. Handleturen der du kjøpte både printerpapir og middag på samme bilag. Den private delen skal ikke inn i resultatet – i et AS føres den mot mellomregningskontoen, i et enkeltpersonforetak mot privatuttak.
Driftsmidler over grensen som kostnad. Koster gjenstanden 30 000 kroner eller mer og varer i tre år eller lenger, skal den i balansen og avskrives. Maskinen du kostnadsførte i sin helhet ga deg et for lavt resultat i år og et for høyt de neste fem.
Lånebetaling som kostnad. Terminbeløpet på 8 400 kroner består av renter og avdrag. Bare rentene er kostnad (8150). Avdraget reduserer gjelden i 2000-serien. Fører du hele beløpet som kostnad, forsvinner gjelden gradvis ut av balansen uten at noen har betalt den ned på papiret.
Advarsel: Feilkontering er ikke bare et ryddespørsmål. Grunnlaget for MVA-meldingen og næringsoppgaven hentes direkte fra kontoene, og systematiske feil kan gi tilleggsskatt ved kontroll. Regnskapsmaterialet skal dessuten oppbevares i fem år, så feilen følger deg en stund.
Bør du bygge din egen kontoplan?
Nei, men du bør tilpasse den du får. Standardoppsettet i regnskapsprogrammet inneholder kontoer du aldri får bruk for, og mangler ofte oppdelingen du trenger for å styre.
Det mest nyttige grepet er å splitte inntektene etter hva du faktisk selger. En håndverker som fakturerer både timer og materialer, bør ha to inntektskontoer – ikke fordi loven krever det, men fordi han da ser om marginen svikter på arbeidet eller på varene. Kostnadssiden trenger sjelden like finmasket inndeling, med ett unntak: de postene du vurderer å kutte, bør ha egen konto, ellers ser du dem ikke.
Når kontoplanen skal endres, gjør det ved et årsskifte. Flytter du kontoer midt i året, blir sammenligningen mot fjoråret et lite detektivarbeid. Har du regnskapsfører, avklar oppsettet før du begynner å bokføre – det er billigere enn å rette i ettertid. Hvordan bilagene fordeles på riktig periode, er et eget spørsmål som behandles i periodisering.
Ofte stilte spørsmål
Må jeg bruke NS 4102?
Nei, standarden er frivillig. Bokføringsloven krever bare at regnskapet kan spesifiseres og kontrolleres. I praksis bruker alle regnskapsprogrammer og alle regnskapsførere NS 4102, så avvik koster deg mer enn det gir.
Hvor mange kontoer trenger et lite foretak?
Mellom 25 og 60 er vanlig. Et enkeltpersonforetak med tjenestesalg klarer seg med færre enn en nettbutikk med varelager og flere avgiftssatser. Legg til kontoer når du oppdager at du mangler informasjon, ikke i forkant.
Hva er forskjellen på en konto og et bilag?
Bilaget er dokumentasjonen – fakturaen, kvitteringen, bankutskriften. Kontoen er stedet i regnskapet der beløpet fra bilaget havner. Ett bilag gir alltid minst to posteringer på minst to kontoer.
Kan jeg endre konto på et bilag jeg allerede har bokført?
Ja, men ikke ved å slette. Bokføringen skal ha etterprøvbart spor, så feilen rettes med en ny postering som reverserer den gamle. Regnskapsprogrammet gjør dette automatisk hvis du bruker rettefunksjonen i stedet for å redigere direkte i posten.
Hvem bestemmer hvilken konto MVA-satsen henger på?
Du gjør det i oppsettet, ved å knytte en avgiftskode til hver inntekts- og kostnadskonto. Har du salg med både 25 og 15 prosent, trenger du separate inntektskontoer – ellers må avgiftssatsen velges manuelt på hvert bilag, og da glipper det før eller senere.
Kilder og videre lesing
- Lovdata – bokføringsloven og bokføringsforskriften
- Skatteetaten – næringsspesifikasjon, MVA-melding og krav til dokumentasjon
- Altinn – drive bedrift: bokføring og regnskap
- Norsk Standard – NS 4102 Grunnkontoramme og regnskapsoppstilling