Å omdanne et enkeltpersonforetak til et aksjeselskap er en prosess med flere faste steg som må gjøres i riktig rekkefølge. Her går vi gjennom hvert steg praktisk, fra planlegging til melding i Altinn.
Før du starter: hvorfor rekkefølgen betyr noe
Skattefri omdanning krever at nystiftet AS overtar hele virksomheten med skattemessig kontinuitet, og at melding sendes Foretaksregisteret innen 1. juli for virkning fra 1. januar samme år. Vilkårene er beskrevet i skattefri omdanning av ENK til AS – denne artikkelen forutsetter at du kjenner dem, og går i stedet i dybden på selve gjennomføringen: hvilke dokumenter som må klargjøres, og i hvilken rekkefølge de sendes inn.
Steg 1: Planlegg god tid i forveien
Start planleggingen på høsten året før omdanningsåret, eller senest i januar/februar. Balansen som skal danne grunnlag for tingsinnskuddet, kan ikke være eldre enn fire uker på stiftelsestidspunktet, og revisor trenger tid til å gå gjennom regnskapet. Sett av ekstra tid rundt fristen 1. juli – ikke legg opp til at alt skal skje i siste liten.
Steg 2: Kartlegg virksomheten
Lag en fullstendig oversikt over alt som hører til virksomheten i ENK-et:
- Driftsmidler, varelager og andre eiendeler
- Gjeld og andre forpliktelser
- Løpende avtaler: leiekontrakter, leverandøravtaler, forsikringer, lån
- Kunderelasjoner og eventuelle rettigheter (domener, varemerker, lisenser)
Private eiendeler som ikke er en del av virksomheten, holdes utenfor. Denne kartleggingen er grunnlaget for balansen som revisor skal bekrefte, og for arbeidet med å overføre avtaler beskrevet i overføre lån og avtaler til AS-et.
Steg 3: Utarbeid dokumentasjon
Følgende dokumenter må på plass før registrering:
- Stiftelsesdokument for det nye AS-et
- Vedtekter (jf. aksjeloven §§ 2-1 til 2-9)
- Balanse med regnskapsmessige og skattemessige verdier, maks fire uker gammel
- Avtale om overføring av virksomheten fra ENK til AS
Dette kan gjøres elektronisk, men innholdet må være juridisk presist – de fleste bruker regnskapsfører eller advokat til å sette opp dokumentene riktig.
Steg 4: Revisorbekreftelse
Når eiendeler fra ENK-et skytes inn som tingsinnskudd i stedet for kontanter, kreves bekreftelse fra revisor på at verdien ikke er satt høyere enn reell verdi. Dette gjelder selv om det ferdige AS-et senere velger bort ordinær revisjonsplikt. Se trenger du revisor ved omdanning? for hva revisor konkret ser på og hvor lang tid det tar.
Steg 5: Send Samordnet registermelding i Altinn
Selve registreringen av det nye AS-et skjer via Samordnet registermelding i Altinn, med stiftelsesdokument, vedtekter og revisorbekreftelse som vedlegg. Meldingen må være mottatt av Foretaksregisteret innen 1. juli for at omdanningen skal få virkning fra 1. januar samme år. Bruk gjeldende gebyrsats for elektronisk registrering av AS – se full oversikt i hva koster omdanning til AS?.
Send meldingen i god tid før 1. juli, ikke på selve fristdagen. Blir noe av dokumentasjonen mangelfull og må rettes opp, risikerer du å miste fristen for skattemessig virkning fra 1. januar.
Steg 6: Vent på godkjenning og få org.nummer
Når Foretaksregisteret har godkjent registreringen, får AS-et eget organisasjonsnummer og firmaattest. Elektronisk registrering tar normalt noen virkedager, forutsatt at alle vedlegg er i orden.
Steg 7: Overfør bankforbindelser, avtaler og lån
Åpne ny bedriftskonto for AS-et, eller be banken overføre eksisterende konto fra ENK-et. Kontakt banken og andre kreditorer for å få lån og kreditter formelt overført til AS-et som ny låntaker – dette skjer ikke automatisk selv om Foretaksregisteret har registrert omdanningen. Samme gjelder leieavtaler, leverandørkontrakter og forsikringer. Se den fulle gjennomgangen i overføre lån og avtaler til AS-et.
Steg 8: Informer kunder og leverandører
Gi beskjed til alle faste forretningsforbindelser om nytt organisasjonsnummer og selskapsform. Dette er særlig viktig for fakturering – fakturaer må sendes fra riktig juridisk enhet fra og med overføringsdatoen.
Steg 9: Avvikle ENK-et
Når AS-et har overtatt virksomheten fullt ut, skal ENK-et meldes slettet i Brønnøysundregistrene. Dette må gjøres aktivt – ENK-et forsvinner ikke av seg selv. Se avvikle ENK etter omdanningen for riktig fremgangsmåte og tidspunkt.
Har du behov for den store oversikten før du går i gang med selve trinnene? Se hovedartikkelen omdanne ENK til AS – komplett guide.
Hvem gjør hva i Altinn?
Samordnet registermelding er et felles skjema som håndterer flere registreringer samtidig – både selve stiftelsen av AS-et i Foretaksregisteret og eventuelt tilknyttede meldinger som MVA-registrering hvis AS-et skal videreføre en eksisterende MVA-registrering fra ENK-et (i praksis blir det normalt en ny registrering, siden AS-et er en ny juridisk enhet). Du kan logge deg inn i Altinn med egen ID, eller gi fullmakt til regnskapsfører/advokat slik at de fyller ut og sender inn på dine vegne. De fleste velger å la regnskapsfører stå for selve innsendingen, mens du som eier signerer stiftelsesdokumentet og vedtektene.
Hva skjer parallelt med MVA-registrering?
Var ENK-et registrert i Merverdiavgiftsregisteret, må AS-et som hovedregel registreres på nytt som egen juridisk enhet – registreringen følger ikke automatisk med fra ENK-et. Sjekk om virksomhetens omsetning fortsatt ligger over registreringsgrensen på 50 000 kroner i løpet av en rullerende 12-månedersperiode, og søk om MVA-registrering for AS-et parallelt med den øvrige omdanningsprosessen slik at det ikke oppstår hull i faktureringen. Se MVA-registrering: 50 000-grensen for detaljene.
Praktisk tidsbruk gjennom prosessen
Selv om hvert enkelt steg i seg selv ikke tar lang tid, er det summen av flere sekvensielle avhengigheter som gjør at hele prosessen typisk strekker seg over flere uker til et par måneder: kartlegging må være ferdig før balansen kan settes opp, balansen må være klar før revisor kan bekrefte tingsinnskuddet, og bekreftelsen må foreligge før meldingen kan sendes til Foretaksregisteret. Bygg derfor inn realistisk tid til hvert steg i planen din, og ikke anta at alt kan komprimeres til noen få dager rett før 1. juli.
Kan jeg gjøre hele prosessen selv i Altinn uten regnskapsfører?
Teknisk er det mulig å levere Samordnet registermelding selv, men balanse, tingsinnskuddsdokumentasjon og revisorbekreftelse krever fagkompetanse. De fleste bruker regnskapsfører eller advokat til minst deler av prosessen.
Hvor lang tid tar hele omdanningsprosessen normalt?
Fra kartlegging til ferdig registrert AS tar det typisk flere uker til et par måneder, avhengig av hvor komplisert virksomheten er og hvor raskt revisor kan bekrefte tingsinnskuddet. Start derfor i god tid før 1. juli-fristen.
Må balansen være revidert av revisor uansett stiftelsesform?
Bekreftelsen gjelder verdien av tingsinnskuddet, ikke en full revisjon av regnskapet. Stiftes AS-et i stedet med rent kontantinnskudd, er kravet til revisorbekreftelse et annet – se revisor ved omdanning.
Hva skjer om jeg glemmer å informere banken om overføringen?
Lån og kreditter blir ikke automatisk knyttet til AS-et. Uten formell overføring kan ENK-et fortsatt stå som ansvarlig part overfor banken, selv etter at virksomheten er avviklet der.
Kan meldingen til Foretaksregisteret sendes samme dag som revisorbekreftelsen er klar?
Ja, i prinsippet – men bygg inn en buffer. Uforutsette forsinkelser i dokumentasjonen kan gjøre at du havner for tett på fristen 1. juli.