Firmaattesten er ikke målstreken. Det første året i et aksjeselskap består av en håndfull praktiske oppgaver i starten og et sett faste frister ved årsskiftet – og det er de siste som koster penger hvis de glipper, siden forsinket årsregnskap gir forsinkelsesgebyr som løper til Regnskapsregisteret har fått det.
Under står oppgavene i den rekkefølgen de faktisk kommer. Ikke alt gjelder alle: har du ingen ansatte, hopper du over a-meldingen, og ligger du under omsetningsgrensen, venter du med MVA. Men strukturen er den samme for alle nye AS, enten du driver konsulentvirksomhet alene eller har tre ansatte fra dag én.
Hva må på plass den første uka?
Tre ting, og de henger sammen.
Bedriftskonto. Du har allerede vært innom banken for å få bekreftet innbetalingen av aksjekapitalen på 30 000 kr – den bekreftelsen var nødvendig for å få selskapet registrert. Men kontoen du brukte til innbetalingen er ofte en sperret kapitalkonto, ikke en driftskonto. Sørg for at du har en ordinær bedriftskonto som er klar til bruk, og at aksjekapitalen er frigitt til den. Kapitalen er ikke låst inne: den kan brukes i driften, også til å dekke stiftelseskostnadene. Se valg av bedriftskonto for hva du bør se etter i prisstrukturen.
Regnskapsløsning. Bokføringsplikten gjelder fra første bilag, ikke fra første faktura. Kjøper du en PC i uke to og først setter opp regnskapet i mars, må du lete etter kvitteringen. Velg løsning før du begynner å bruke penger, koble den til bankkontoen, og bestem samtidig om du fører selv eller setter det bort. Slik velger du regnskapsprogram går gjennom avveiningene.
Forsikring. Har du ansatte – og det har du hvis du selv er ansatt i eget AS – er yrkesskadeforsikring lovpålagt. Den koster lite og mangler i overraskende mange nystartede selskaper. I tillegg bør du vurdere ansvarsforsikring, innboforsikring for utstyr og eventuelt avbruddsdekning. Forsikringene bedriften trenger tar for seg hva som er relevant for ulike virksomheter.
Ryddetips fra dag én: Ikke bland privat og selskapets økonomi. I et AS er dette ikke en anbefaling om god skikk, det er en ansvarsgrense. Betaler du selskapets regninger fra privatkontoen og omvendt, bygger du opp en mellomregning som må ryddes opp i, og som i verste fall kan bli behandlet som skattepliktig utbytte eller ulovlig lån. Sett opp et eget kort til selskapet den første uka.
Hva må gjøres de første tre månedene?
Vurder MVA-registrering
Grensen er 50 000 kr i avgiftspliktig omsetning i løpet av en rullerende tolvmånedersperiode – ikke per kalenderår. Passerer du den, må du søke om registrering i Merverdiavgiftsregisteret senest tre uker etter, og du kan ikke fakturere med MVA før registreringen er på plass.
Den klassiske feilen er å fakturere med 25 prosent MVA fra første oppdrag «fordi det er ryddig». Er du ikke registrert, har du da krevd inn en avgift du ikke hadde hjemmel til, og du må sende kreditnota og fakturere på nytt. Den motsatte feilen er nesten like vanlig: å oppdage i november at grensen ble passert i mai. Sett en påminnelse i regnskapsprogrammet når du nærmer deg. Detaljene står i MVA-registrering: 50 000-grensen.
Er du registrert, leveres MVA-meldingen normalt annenhver måned, altså seks terminer i året. Har selskapet under én million i omsetning, kan du søke om å levere årlig – for et lite AS med jevn drift sparer det en del tid.
Sett opp fakturarutinen
En faktura fra et AS skal ha organisasjonsnummer etterfulgt av «MVA» hvis selskapet er registrert, fortløpende nummerering uten hull, og alle de lovpålagte opplysningene om ytelse, dato og betalingsfrist. Regnskapsprogrammet ordner formatet, men du må selv bestemme betalingsbetingelsene og hva du gjør når noen ikke betaler. Fakturere riktig går gjennom kravene.
Skal du selge til stat, fylkeskommune eller kommune, må fakturaen sendes som EHF. Det er ikke valgfritt, og det er verdt å ha på plass før første offentlige oppdrag, ikke etterpå.
Opprett aksjeeierboken
Denne glemmes nesten alltid i selskaper med én eier, og det er en reell mangel. Aksjeloven krever at styret fører en aksjeeierbok med oversikt over aksjonærene, antall aksjer og aksjenumre. Den skal opprettes straks etter stiftelsen og oppdateres ved endringer. Et regneark holder – formatet er fritt, plikten er ikke. Se aksjeeierboken for hva den må inneholde.
Ta stilling til revisor og lønn
Små aksjeselskap kan velge bort revisjon. Hovedvilkårene er omsetning under rundt 7 millioner kroner, balansesum under rundt 27 millioner og færre enn 10 årsverk – tersklene justeres, så sjekk gjeldende nivå hos Brønnøysundregistrene. For et nystartet AS er bortvalget normalt aktuelt, men det må være besluttet på riktig måte og meldt.
Skal du ta ut penger fra selskapet, må du bestemme deg for hvordan. Lønn gir pensjonsopptjening, sykepenger og feriepenger, men utløser arbeidsgiveravgift på inntil 14,1 prosent avhengig av sone og obligatorisk tjenestepensjon på minst 2 prosent. Utbytte er billigere i ren skatt – 22 prosent i selskapet og deretter en oppjustering med faktor 1,72 og 22 prosent hos deg, altså 37,84 prosent av utbyttet – men gir null trygderettigheter og kan bare besluttes når selskapet har fri egenkapital. De fleste ender med en kombinasjon. Lønn eller utbytte setter opp regnestykket.
Hva må gjøres løpende gjennom året?
Bokføring er den ene faste oppgaven. Sett av en fast time i uka eller en fast dag i måneden – det er langt raskere enn å ta tolv måneder i februar, og du oppdager feil mens du fortsatt husker hva bilaget gjaldt. Alt regnskapsmateriale skal oppbevares i minst 5 år, og oppbevaringsplikten gjelder også digitale bilag.
Har selskapet ansatte, inkludert deg selv på lønn, kommer a-meldingen hver måned med frist den 5. i påfølgende måned. Den rapporterer lønn, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift i én leveranse, og de fleste lønnssystemer sender den automatisk. Forskuddstrekket skal settes på egen skattetrekkskonto eller sikres med bankgaranti – det er selskapets penger kun i navnet, og en av de tingene Skatteetaten reagerer raskt på.
Alle ansatte skal ha skriftlig arbeidsavtale, senest innen 7 dager i arbeidsforhold som varer mer enn en måned. Feriepenger opptjenes med minst 10,2 prosent av lønnen.
Det er verdt å merke seg én ting som ikke skjer det første året: selskapet betaler normalt ikke forskuddsskatt fortløpende. Et AS betaler forskuddsskatt i to terminer året etter inntektsåret, 15. februar og 15. april. Det betyr at overskuddet fra år én forfaller til betaling godt inn i år to – og at pengene må stå der da. Mange nye eiere bruker opp likviditeten i god tro og får en ubehagelig overraskelse. Sett av 22 prosent av overskuddet på en egen konto etter hvert som det opptjenes.
Kjøper du utstyr, avgjør prisen behandlingen: driftsmidler med kostpris under 30 000 kr eller levetid under 3 år kan kostnadsføres direkte, resten skal aktiveres og avskrives etter saldogruppene.
Kataloghaiene kommer: Nyregistrerte foretak står i et offentlig register, og innen få uker får du fakturaer eller «bekreftelser» for oppføring i kataloger og registre du aldri har bestilt. De ser offisielle ut og har korte betalingsfrister. Betal aldri en faktura du ikke kan knytte til en bestilling du selv har gjort, og protester skriftlig innen fristen.
Hvilke frister kommer ved årsskiftet?
Her ligger den virkelige testen på om året har vært ryddig. Fire faste datoer, i denne rekkefølgen:
| Frist | Hva | Hvem |
|---|---|---|
| 31. januar | Aksjonærregisteroppgaven for foregående år | Alle AS |
| 15. februar og 15. april | Forskuddsskatt i to terminer for foregående inntektsår | AS med skattepliktig overskudd |
| 31. mai | Skattemelding for næringsdrivende | Alle AS |
| 30. juni | Ordinær generalforsamling – innen seks måneder etter regnskapsårets slutt | Alle AS |
| 31. juli | Årsregnskap til Regnskapsregisteret | Alle AS |
Aksjonærregisteroppgaven er den som overrasker flest. Den skal leveres selv om selskapet ikke har hatt noen aktivitet, selv om du er eneeier, og selv om ingenting har endret seg siden stiftelsen. Den danner grunnlaget for aksjonærenes egne skattemeldinger og for skjermingsfradraget – leverer du ikke, får du et estimert grunnlag du må rydde opp i senere.
Generalforsamlingen må holdes selv om du eier alt selv og sitter alene i styret. Da er den en formalitet, men den skal protokolleres: årsregnskapet fastsettes, eventuelt utbytte besluttes, styret velges. En halv side signert protokoll er nok, og uten den er utbyttet ditt formelt sett ikke besluttet.
Årsregnskapet er den dyreste å bomme på, fordi forsinkelsesgebyret løper til det er levert. Fristen til Regnskapsregisteret er 31. juli, og regnskapet må være fastsatt av generalforsamlingen først – derfor henger de to datoene sammen. Rekkefølgen er den samme hvert år, og den er beskrevet i årsregnskap og årsoppgjør.
Er selskapet stiftet sent på året, kan første regnskapsår i noen tilfeller forlenges frem til 31. desember året etter, slik at du slipper et årsoppgjør for to måneders drift. Vilkårene står i regnskapsloven – ta det opp med regnskapsføreren i god tid før nyttår, siden valget må gjøres tidlig.
Hva går oftest galt i år én?
Fire ting går igjen, og ingen av dem handler om selve driften.
Den første er likviditet mot skatt. Selskapet tjener 400 000 kr, eieren tar ut det meste som lønn og utbytte gjennom året, og i februar året etter kommer forskuddsskatten på et overskudd pengene allerede er brukt på. Løsningen er kjedelig og virker: egen konto, fast avsetning.
Den andre er utbytte uten dekning. Utbytte krever fri egenkapital og en forsvarlighetsvurdering av selskapets egenkapital og likviditet. Å ta ut penger fordi det står på kontoen, uten å sjekke balansen, er en av de vanligste feilene i små AS – og styret er personlig ansvarlig for beslutningen.
Den tredje er dokumentasjon som ikke finnes. Bilag som ligger i en skoeske, avtaler som aldri ble skrevet ned, timelister som ikke ble ført. Det merkes ikke før noen spør, og da er det for sent å rekonstruere.
Den fjerde er å tro at et AS med én person i det slipper formalitetene. Styret må ha minst ett medlem, generalforsamlingen må holdes, protokollene må skrives. Det tar til sammen kanskje tre timer i året. Hoppes de over, mister du både oversikten og det formelle grunnlaget for utbyttet ditt.
Går du gjennom huskelisten ved etablering en gang til i måned tre, fanger du som regel opp det som mangler mens det fortsatt er billig å ordne. Den interaktive sjekklisten for nytt AS husker hvor langt du er kommet, og fristkalenderen viser alle datoene gjennom året samlet.
Ofte stilte spørsmål
Må jeg levere årsregnskap selv om selskapet ikke har hatt aktivitet?
Ja. Alle aksjeselskap har regnskapsplikt og skal levere årsregnskap til Regnskapsregisteret, også et selskap uten omsetning. Det samme gjelder skattemeldingen og aksjonærregisteroppgaven. Et hvilende AS er ikke gratis å ha stående.
Kan jeg bruke aksjekapitalen på 30 000 kr?
Ja, den kan brukes i driften og til å dekke stiftelseskostnadene. Den er ikke en bufferkonto som skal stå urørt. Men egenkapitalen må til enhver tid være forsvarlig ut fra risikoen og omfanget i virksomheten, og styret har handleplikt hvis den blir for lav.
Må jeg ta ut lønn fra mitt eget AS?
Nei, det er ingen plikt til å ta ut lønn. Tar du ikke ut lønn, får du heller ingen pensjonsopptjening, sykepengerettigheter eller feriepenger det året. Mange nystartede selskaper kjører uten lønn det første halvåret og starter opp når kontantstrømmen tåler det.
Når må selskapet ha revisor?
Små AS kan velge bort revisjon når omsetningen er under rundt 7 millioner kroner, balansesummen under rundt 27 millioner og selskapet har under 10 årsverk. Passerer du tersklene, inntrer revisjonsplikten. Sjekk gjeldende grenser hos Brønnøysundregistrene, siden de justeres.
Hva koster det å registrere selskapet?
Registrering i Foretaksregisteret koster 6 825 kr elektronisk eller 7 912 kr på papir, i tillegg til aksjekapitalen på 30 000 kr. Gebyrene justeres jevnlig – sjekk brreg.no for gjeldende sats før du budsjetterer.