Du kan ikke inngå en eneste avtale om regnskapsføring før foretaket ditt står i Regnskapsførerregisteret hos Finanstilsynet. Det krever at du selv – eller noen i byrået – er godkjent som statsautorisert regnskapsfører, og driver du gjennom et aksjeselskap, må også selskapet godkjennes. Finanstilsynet har tre måneder på seg for hver godkjenning.
Mange som vurderer å starte for seg selv, har jobbet i et regnskapsbyrå i årevis og kan faget bedre enn de fleste. Det som overrasker, er hvor lite fagkunnskapen alene hjelper når konsesjonen mangler – og at reglene ble skrevet om fra 1. januar 2023. Den gamle autorisasjonsloven fra 1993 er opphevet, og tittelen er nå statsautorisert regnskapsfører. Leser du eldre veiledninger om «autoriserte regnskapsførere» og krav til at daglig leder må være autorisert, er de skrevet etter et regelverk som ikke lenger gjelder.
Trenger det du skal tilby, godkjenning?
Regnskapsføring i næring for andre kan bare utføres av et regnskapsforetak. Med regnskapsføring menes det å utføre kundens plikter etter bokføringsloven og regnskapsloven, og å lage pliktig regnskapsrapportering – blant annet MVA-melding og skattemelding. Gjør du dette for andre enn deg selv eller arbeidsgiveren din, trenger du som hovedregel godkjenning.
Grensene er ikke alltid opplagte. Finanstilsynet har gitt noen holdepunkter:
- Lønn er godkjenningspliktig når tjenesten er en integrert del av kundens regnskapssystem, omfatter pliktig rapportering eller oppfyller kundens dokumentasjonsplikt etter bokføringsloven.
- Fakturering er ikke godkjenningspliktig så lenge du bare lager fakturaene. Avstemmer du mot bokføringen, lager omsetningsoppgave eller jobber i kundens regnskapssystem, er grensen passert.
- Skattemelding som tilleggstjeneste krever godkjenning selv om hovedjobben er rådgivning, og selv om du bare fyller ut tall kunden har gitt deg.
- Regnskapssystemer: å sette opp et system for en kunde er ikke regnskapsføring. Tar personer hos deg stilling til hvordan bilagene skal bokføres, og tar du ansvar overfor kunden for resultatet, er det regnskapsføring.
Den siste grensen betyr mye hvis du tenker deg en «lettversjon» der du hjelper småbedrifter i gang i regnskapsprogrammet. Det er lov så lenge kunden selv bokfører og står ansvarlig. Begynner du å bokføre for dem, trenger du konsesjon. Å drive regnskapsføring for andre uten å være regnskapsforetak kan straffes med bøter eller fengsel inntil ett år.
Kravene til deg: statsautorisert regnskapsfører
Godkjenningen som statsautorisert regnskapsfører er personlig og er grunnmuren i byrået. Du trenger den for å drive gjennom eget enkeltpersonforetak, for å være ansvarlig for kvalitetsstyringen i et regnskapsforetak og for å være oppdragsansvarlig på kundeoppdrag.
| Krav | Hva Finanstilsynet ser etter |
|---|---|
| Utdanning | Bachelor i økonomi og administrasjon eller regnskap og revisjon, eller relevant mastergrad – med minst 60 studiepoeng i regnskapsførerrettede emner. Revisorutdanning holder. |
| Praksis med bachelor | Minst tre års variert, relevant praksis, hvorav minst to år i et godkjent regnskapsforetak |
| Praksis med master | Minst to års praksis, hvorav minst ett år i et regnskapsforetak |
| Hva er ett år? | Minst 12 måneder og minst 1 600 timer relevant praksis, bekreftet av arbeidsgiver. Minst ett år skal være etter fullført utdanning. |
| Innhold i praksisen | Bokføring, årsregnskap etter regnskapsloven og skattemelding for næringsdrivende |
| Skikkethet | Myndig, i stand til å betale regningene sine, ingen straffbare forhold eller atferd som tilsier at yrket ikke kan utøves forsvarlig. Ordinær politiattest kreves. |
Søknaden sendes i Altinn på skjema KRT-3000, og alle vilkår skal være oppfylt og dokumentert når du søker. Finanstilsynet forhåndsvurderer ikke utdanningen din; er du usikker på om studiepoengene holder, ber du studiestedet om en bekreftelse.
Er det mer enn fem kalenderår siden siste nødvendige eksamen, må du i tillegg dokumentere 80 timer etterutdanning før du får godkjenning – uten mulighet for dispensasjon. Det treffer mange som har jobbet som regnskapsmedarbeider lenge uten å søke.
Godkjenningen følger deg videre: minst 80 timer etterutdanning per treårsperiode, med minst 60 timer strukturert opplæring og dekning av finansregnskap, skatte- og avgiftsrett, foretaksrett og regnskapsføring. Du er under tilsyn og betaler årlig tilsynsavgift.
Tre måneder er ikke en formalitet. Loven gir Finanstilsynet tre måneder til å behandle søknaden, og en søknad anses ikke innvilget bare fordi fristen går ut. Si ikke opp jobben før du vet når godkjenningen kan komme – og husk at det kan bli to søknader etter hverandre, først for deg personlig og deretter for selskapet.
Enkeltpersonforetak eller regnskapsselskap?
Du har to veier, og valget har mer å si enn i de fleste bransjer.
Enkeltpersonforetak
Som statsautorisert regnskapsfører kan du ta oppdrag i eget navn gjennom et enkeltpersonforetak. Foretaket kan registreres i Foretaksregisteret før du har fått godkjenningen, men det kan ikke føres inn i Regnskapsførerregisteret før du selv er statsautorisert. Det er innehaveren som må ha godkjenningen. Når den er på plass, melder du foretaket til Finanstilsynet.
Én detalj glemmer nesten alle: et enkeltpersonforetak som står i Regnskapsførerregisteret, har både regnskapsplikt og revisjonsplikt. Fritaket små foretak ellers har, gjelder ikke for deg. Revisor og årsregnskap er altså en fast kostnad fra første år. Se regnskapsplikt og bokføringsplikt for hvordan reglene ellers slår ut.
Regnskapsselskap
Et aksjeselskap eller en annen juridisk person kan godkjennes som regnskapsselskap når tre vilkår er oppfylt:
- Formål: selskapet skal ha som formål å føre regnskap for andre, og formålet må være meldt til Foretaksregisteret.
- Likviditet: selskapet må kunne betale forpliktelsene sine etter hvert som de forfaller. Begrunnelsen er at økonomien ikke skal styre hvilke oppdrag byrået tar eller beholder.
- Skikkethet: styremedlemmer, varamedlemmer, de som står for den daglige ledelsen og eiere med 10 prosent eller mer – også indirekte gjennom et holdingselskap – skal være skikket etter de samme kriteriene som gjelder for statsautoriserte. Selskapet gjør vurderingen selv, men den skal være dokumentert, og Finanstilsynet kan kreve politiattest.
Det er dette som er «kravene til ledelsen» etter dagens lov. Det står ikke i loven at daglig leder eller styret må være statsautorisert. Du kan altså starte med en partner som har salgs-, IT- eller ledererfaring, så lenge vedkommende er skikket. Men selskapet må ha en statsautorisert regnskapsfører som er ansvarlig for kvalitetsstyringen, og en statsautorisert oppdragsansvarlig på hvert eneste kundeoppdrag. I et lite byrå er det i praksis deg.
Søknaden sendes i Altinn på skjema KRT-1061. Selskapet har først rett til å påta seg oppdrag når det er oppført i Regnskapsførerregisteret.
Hva bør du velge? Aksjeselskapet gir mest fleksibilitet hvis du vil ta inn medeiere eller ansette flere statsautoriserte senere, og det begrenser det personlige ansvaret for selskapets gjeld. Enkeltpersonforetaket går raskere hvis du skal være alene, siden du slipper selskapssøknaden. Ta avveiingen med utgangspunkt i AS eller ENK, men husk at revisjonsplikten for ENK i Regnskapsførerregisteret fjerner en av de vanlige fordelene ved enkeltpersonforetak.
Hva Finanstilsynet forventer fra første dag
Godkjenningen er starten på tilsynet, ikke slutten. Brudd på kravene kan føre til at godkjenningen trekkes tilbake. Dette må være på plass før første kunde:
- Kvalitetsstyring tilpasset størrelsen på byrået, med rutiner som sikrer at oppdragene utføres og dokumenteres etter loven. Leier du inn den kvalitetsstyringsansvarlige i stedet for å ansette, ser Finanstilsynet det som en særlig risiko, og det krever en innleieavtale der personen uttrykkelig bekrefter rollen.
- Risikostyring og internkontroll etter risikostyringsforskriften: skriftlige retningslinjer, en reell risikovurdering minst én gang i året som styret eller innehaveren behandler, og en årlig bekreftelse fra foretakets revisor. Finanstilsynet skriver rett ut at en ferdigprodusert mal ikke er nok.
- IKT-sikkerhet: sikkerhetsløsninger, katastrofeplan, og skriftlige avtaler med systemleverandører som gir deg innsyn og kontroll. Se IT-sikkerhet for småbedrifter.
- Hvitvasking: en utpekt hvitvaskingsansvarlig, dokumentert ID-kontroll av kundene, løpende oppfølging og opplæring av ansatte.
- God regnskapsføringsskikk: skriftlige rutiner i tråd med bransjestandarden.
- Taushetsplikt som gjelder deg, ansatte og andre som deltar, også etter at oppdraget er avsluttet.
De første kundene
Hvert oppdrag starter med tre lovpålagte skritt. Du skal be kundens forrige regnskapsfører opplyse om det er forhold som tilsier at du ikke bør ta oppdraget. Du skal inngå en skriftlig oppdragsavtale som sier hvilke oppgaver du skal gjøre og for hvor lang tid. Og skal du opptre overfor for eksempel Skatteetaten eller banken på kundens vegne, trenger du skriftlig fullmakt – med oversikt over hvem i byrået som kan bruke den. Oppdragsavtale og kundekontrakt forklarer hvordan en god avtale bygges opp.
Kundekontrollen etter hvitvaskingsregelverket kommer i tillegg, og den kan ikke hoppes over selv om kunden er en tidligere kollega. Har kunden et regnskap i en tilstand som gjør at du ikke kan gjøre jobben forsvarlig, har du plikt til å si fra deg oppdraget. Det er bedre å avslå på forhånd.
Hvor kommer kundene fra? For de fleste fra nettverket: tidligere kunder, kolleger og bedrifter du har jobbet med. Sjekk arbeidsavtalen din først. Arbeidsavtaler kan ha klausuler som begrenser hvilke kunder du kan ta med deg – les konkurranseklausul før du ringer noen. Bransjenisjer fungerer godt for nye byråer: et byrå som kan alt om håndverkere, frisører eller utleie, blir anbefalt videre i nettopp den bransjen. Slik lander du den første kunden har flere konkrete grep.
Prisingen er der nye byråer oftest bommer. Fast månedspris er det mange småbedrifter vil ha, men den forutsetter at du har definert nøyaktig hva som inngår – antall bilag, lønnskjøringer, MVA-meldinger og årsoppgjør. Alt utenfor faktureres etter timepris. Se fastpris eller timepris.
Et regneeksempel, med runde tall du må bytte ut med egne: Med 30 småbedriftskunder som i snitt betaler 3 000 kroner i måneden eks. mva., omsetter byrået for 1 080 000 kroner i året. Bruker hver kunde i snitt fire timer i måneden, er det 1 440 timer – omtrent det én person rekker å fakturere når tiden til etterutdanning, kvalitetsstyring, salg og administrasjon er trukket fra. Loven krever at byrået har kapasitet til oppdragene sine. Vokser du forbi én persons kapasitet, er det tid for å ansette, ikke for å jobbe kvelder. Regnskapstjenester er avgiftspliktige med 25 prosent merverdiavgift.
Forsikring er ikke et lovkrav – men tenk deg om. Regnskapsførerloven stiller ikke krav om ansvarsforsikring for regnskapsforetak. En feil i en MVA-melding eller skattemelding kan likevel påføre kunden tilleggsskatt og renter, og kravet kan havne hos deg. Snakk med forsikringsselskapet om en profesjonsansvarsforsikring før første oppdrag, og se forsikringene bedriften trenger.
Feilene som går igjen
Å «hjelpe litt» før godkjenningen er på plass. En tidligere kollega som trenger hjelp med MVA-meldingen, er nøyaktig den situasjonen loven rammer. Vent.
Kjøpte maler i stedet for egne rutiner. Finanstilsynet ser etter reelle risikovurderinger tilpasset ditt byrå, ikke et dokument med et annet firmanavn i topptekst.
For mange kunder for fort. Kapasitetskravet er ikke en formalitet. Har du 60 kunder alene, må du kunne vise hvordan du rekker over dem.
Etterutdanningen glemmes. Kravet slår inn fra fjerde årsskifte etter godkjenningen og må dokumenteres med en kronologisk oversikt. Før den fra første kurs.
Driver du heller med økonomisk rådgivning uten å føre regnskap, er det guiden om å starte konsulentvirksomhet som passer – men les grensene for godkjenningsplikt over før du lover kundene skattemeldingen.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg starte regnskapsbyrå uten å være statsautorisert regnskapsfører?
Du kan eie og lede et regnskapsselskap uten selv å være statsautorisert, så lenge du er skikket. Men selskapet må ha en statsautorisert regnskapsfører som er ansvarlig for kvalitetsstyringen og en statsautorisert oppdragsansvarlig på hvert oppdrag. Vil du drive alene gjennom enkeltpersonforetak, må du selv være statsautorisert.
Hvor lang tid tar det å få godkjenning fra Finanstilsynet?
Loven setter en saksbehandlingsfrist på tre måneder for både personlig godkjenning og godkjenning av regnskapsselskap, og søknaden anses ikke innvilget når fristen går ut. Trenger du begge, kan det ta lengre tid totalt. Du kan ikke inngå avtaler om regnskapsoppdrag før foretaket står i Regnskapsførerregisteret.
Må daglig leder i et regnskapsselskap være statsautorisert?
Nei, ikke etter regnskapsførerloven fra 2023. Kravet er at daglig ledelse, styremedlemmer og eiere med minst 10 prosent er skikket. Kravet om statsautorisasjon gjelder den kvalitetsstyringsansvarlige og den oppdragsansvarlige på hvert oppdrag.
Kan jeg føre regnskap for venner ved siden av jobben?
Ikke som næring uten godkjenning. Regnskapsføring i næring for andre enn deg selv og arbeidsgiveren din krever som hovedregel at du driver gjennom et godkjent regnskapsforetak. Er du usikker på om din situasjon er næring, spør Finanstilsynet før du begynner.
Må et regnskapsbyrå ha revisor?
Et enkeltpersonforetak i Regnskapsførerregisteret har revisjonsplikt. I tillegg krever Finanstilsynet en årlig bekreftelse fra foretakets revisor på at risikostyringsforskriften er fulgt, så regn med revisor uansett selskapsform.