Det er styret som ansetter og eventuelt sier opp daglig leder - en av styrets viktigste og mest personalsensitive beslutninger, som krever formelt vedtak, skriftlig arbeidsavtale og registrering hos Foretaksregisteret.
Å skifte ut eller ansette en daglig leder er ikke bare en HR-sak - det er en beslutning som ligger til styret som organ, med egne formalkrav utover det som gjelder for vanlige ansettelser. Her går vi gjennom hele prosessen, både ved ansettelse og ved oppsigelse.
Hvem har myndighet til å ansette daglig leder?
Det er styret, ikke generalforsamlingen, som ansetter daglig leder. Dette henger sammen med at daglig leder rapporterer til og er underlagt styrets instruksjon etter aksjeloven § 6-14. Beslutningen bør fattes som eget punkt på et styremøte og protokollføres, med angivelse av navn, tiltredelsesdato og eventuelt lønnsnivå eller fullmakter.
Se krav til daglig leder i AS for hvem som kan inneha rollen, og om selskapet i det hele tatt trenger å ansette noen.
Prosessen steg for steg
- 1. Behovsvurdering - avklar om selskapet trenger daglig leder nå, eller om styret fortsatt kan stå for driften.
- 2. Rekruttering - internt (for eksempel eier selv) eller eksternt gjennom vanlig rekrutteringsprosess.
- 3. Styrevedtak - styret fatter formelt vedtak om ansettelse, protokollføres.
- 4. Skriftlig arbeidsavtale - inngås mellom selskapet og daglig leder, jf. arbeidsmiljølovens krav til skriftlig arbeidsavtale.
- 5. Eventuell instruks - styret kan samtidig vedta en instruks for daglig leder som klargjør fullmakter og rapportering.
- 6. Registrering - navn på daglig leder meldes til Foretaksregisteret via Samordnet registermelding i Altinn.
Arbeidsavtalen for daglig leder
Daglig leder er ansatt og har krav på skriftlig arbeidsavtale på lik linje med andre ansatte. Avtalen bør likevel gjenspeile den særegne rollen: klare bestemmelser om oppsigelsestid, eventuell etterlønn ved fratredelse (ofte kalt «gyllen fallskjerm» i større selskaper, men også relevant i mindre), taushetsplikt og konkurranseklausuler kan være aktuelt avhengig av selskapets størrelse og bransje.
Et sentralt poeng: aksjeloven gir styret adgang til å si opp daglig leder «uten forhåndsvarsel», altså med øyeblikkelig virkning fra styrevedtaket, dersom vilkårene i arbeidsavtalen og arbeidsmiljøloven for øvrig er oppfylt. Dette skiller daglig leder noe fra ordinære ansatte, der oppsigelsesvernet praktiseres strengere. Detaljene bør likevel alltid avklares med advokat før en oppsigelsesprosess startes.
Vær føre var: Uklare eller manglende avtaler om etterlønn og oppsigelsesvilkår er en av de vanligste kildene til konflikt og dyre tvister når en daglig leder slutter - uansett om det er frivillig eller ikke. Få dette skriftlig fra dag én.
Hvordan sier styret opp daglig leder?
Beslutningen om å si opp daglig leder fattes av styret, normalt med alminnelig flertall med mindre vedtektene sier noe annet. Selv om aksjeloven gir styret en videre adgang til å avslutte forholdet enn ved ordinære oppsigelser, gjelder fortsatt arbeidsmiljølovens regler om saklig grunn og riktig saksbehandling for selve arbeidsforholdet.
Praktisk anbefales det å: dokumentere begrunnelsen skriftlig, følge eventuelle prosedyrer i arbeidsavtalen, gi daglig leder anledning til å uttale seg før endelig vedtak (særlig ved kritikkverdige forhold), og protokollføre styrets beslutning. Ved usikkerhet om saklig grunnlag eller prosess, bør styret alltid rådføre seg med advokat før oppsigelse gjennomføres.
Hva skjer med registreringen når daglig leder slutter?
Endring av daglig leder skal meldes til Foretaksregisteret så snart som mulig etter at styrevedtaket er fattet og ny daglig leder (om noen) er på plass. Inntil endringen er registrert, står den forrige daglig lederen fortsatt oppført offentlig, noe som kan skape uklarhet overfor banker og samarbeidspartnere. Meld endringen samtidig med at avtalen om fratreden er signert.
Ansettelse i egen bedrift - hva gjelder da?
Ansetter du deg selv som daglig leder i eget aksjeselskap, gjelder de samme formelle kravene: styrevedtak (som du fatter selv om du er eneste styremedlem) og skriftlig arbeidsavtale mellom deg som privatperson og selskapet som juridisk enhet. Dette kan virke overflødig, men er viktig blant annet for at du skal ha korrekt lønn, feriepenger og pensjonsopptjening registrert riktig. Se daglig leder og styreleder - samme person? for de øvrige reglene som gjelder når du har flere roller samtidig.
Hva skjer hvis selskapet ikke har daglig leder?
Da ligger ansvaret for den daglige ledelsen automatisk hos styret, se styrets ansvar i et aksjeselskap. Det finnes ingen plikt til å ansette daglig leder i et ordinært AS - se krav til daglig leder i AS for detaljene.
Overtakelse og opplæring av ny daglig leder
Når en ny daglig leder tiltrer, bør styret sette av tid til en ordentlig overlevering, spesielt hvis den forrige daglig lederen slutter på kort varsel eller etter en konflikt. Ny daglig leder bør få tilgang til styreprotokoller, gjeldende instruks, oversikt over løpende avtaler med kunder og leverandører, samt status på økonomi og eventuelle uavklarte saker. Manglende overlevering er en vanlig kilde til at nye daglig ledere «finner lik i skapet» først flere måneder inn i jobben.
Prøvetid og oppfølging i starten
Som ved andre ansettelser er det vanlig å avtale prøvetid for daglig leder, typisk seks måneder, hvor oppsigelsesfristen er kortere og styret enklere kan avslutte forholdet dersom det viser seg at samarbeidet ikke fungerer. Styret bør bruke denne perioden aktivt: sette opp tettere rapportering enn normalt de første månedene, og evaluere om forventningene i arbeidsavtalen og instruksen faktisk stemmer med hvordan daglig leder jobber i praksis.
Ofte stilte spørsmål
Hvem bestemmer lønnen til daglig leder?
Styret fastsetter lønn og øvrige ansettelsesvilkår for daglig leder, normalt i forbindelse med at arbeidsavtalen inngås.
Kan daglig leder sies opp raskere enn andre ansatte?
Aksjeloven gir styret en videre adgang til å avslutte tillitsforholdet enn ved ordinære oppsigelser, men arbeidsmiljølovens krav til saklig grunn og riktig prosess gjelder fortsatt for selve arbeidsforholdet. Snakk med advokat før en slik prosess startes.
Må ansettelse av daglig leder meldes til Foretaksregisteret?
Ja, navn på daglig leder skal registreres, og endringer skal meldes fortløpende via Altinn.
Kan generalforsamlingen overprøve styrets ansettelse av daglig leder?
Nei, ansettelse av daglig leder ligger til styrets myndighet, ikke generalforsamlingens. Generalforsamlingen velger derimot styret.
Trenger jeg advokat for å ansette meg selv som daglig leder?
Ikke nødvendigvis for en enkel egen-ansettelse, men ved mer komplekse forhold - flere eiere, investorer eller usikkerhet om vilkår - er det lurt å få bistand fra advokat eller regnskapsfører.