En styreinstruks er styrets egen kjørebok: hvordan møtene forberedes, hvilke saker som alltid skal opp, hva daglig leder må ha styrets godkjenning for, og hvordan protokollen føres. Aksjeloven krever den bare i selskaper der de ansatte er representert i styret – men i praksis er det det billigste styringsdokumentet et lite AS kan lage.
Regelen står i aksjeloven § 6-23: har selskapet ansatterepresentasjon i styret, skal styret fastsette en styreinstruks. Instruksen skal særlig gi nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling. Har du ikke ansatte i styret, er det frivillig.
Og likevel: de fleste små AS burde skrive en. Ikke fordi loven sier det, men fordi det er her du løser konflikten om ett år, når noen spør «hvem bestemte det?».
Hvorfor er den nyttig i et selskap med to eiere?
Fordi den flytter en diskusjon fra et vanskelig tidspunkt til et enkelt tidspunkt.
Ta et tenkt eksempel. Ola og Kari eier og driver et lite konsulentselskap. Kari er daglig leder, begge sitter i styret. I mars signerer Kari en treårig leiekontrakt på et nytt kontor til 380 000 i året, fordi hun mener det var nødvendig for å få plass til to nyansatte. Ola mener det var en styresak.
Hvem har rett? Uten en instruks blir svaret en tolkning av aksjelovens grense mellom «den daglige ledelse» og saker som er «av uvanlig art eller stor betydning» – og den grensen er skjønnsmessig. Med en instruks som sier at avtaler med bindingstid over ett år eller årlig verdi over 150 000 kroner krever styrevedtak, er svaret opplagt før noen blir uenige.
Det er hele poenget. En styreinstruks er ikke byråkrati. Det er beløpsgrenser og fullmakter avtalt i en fredelig time.
Tips: Skriv instruksen samtidig som du skriver instruksen for daglig leder. De to dokumentene definerer hver sin side av samme grense, og de blir mye bedre – og mer konsistente – når de lages i samme runde.
Hvem vedtar instruksen?
Styret selv, i et styremøte, og vedtaket protokollføres. Generalforsamlingen kan sette rammer gjennom vedtektene, men instruksen er styrets dokument – det er styrets eget arbeid den regulerer.
Instruksen kan ikke gi styret mindre ansvar enn loven gir det. Du kan altså ikke skrive deg unna tilsynsplikten med daglig ledelse eller plikten til å sørge for forsvarlig egenkapital og likviditet. Instruksen kan strukturere arbeidet og delegere myndighet nedover, men ansvaret ligger der loven har plassert det – noe styrets ansvar i et aksjeselskap går nærmere inn på.
Hva bør en styreinstruks inneholde?
Her er en disposisjon som dekker det vesentlige. For et selskap med fem ansatte holder det med to til tre sider – en instruks ingen leser, virker ikke.
- Formål og virkeområde. Hvilket selskap instruksen gjelder for, og at den gjelder for styremedlemmer, varamedlemmer og observatører.
- Styrets oppgaver. Kort oppsummering av forvaltningsansvaret, tilsynsansvaret og ansvaret for forsvarlig egenkapital og likviditet – med henvisning til aksjeloven, ikke gjengivelse av den.
- Møteplan og innkalling. Antall ordinære møter per år, hvem som innkaller, varslingsfrist, hvordan saksdokumenter distribueres og hvor lang tid før møtet de skal foreligge.
- Faste saker. Hva som alltid skal opp: regnskapsrapport med avvik mot budsjett, likviditetsprognose, HMS og sykefravær, status på større prosjekter og kundekonsentrasjon.
- Årshjul. Hvilke saker som hører til hvilket møte – årsregnskap og utbytteforslag, budsjett, strategi, styrets egenevaluering, gjennomgang av forsikringer og avtaler.
- Grensen mot daglig leder. Beløps- og fullmaktsgrenser for investeringer, låneopptak, garantier, ansettelser, oppsigelser, leieavtaler, rettssaker og avtaler med nærstående.
- Rapportering fra daglig leder. Hva rapporten skal inneholde og hvor ofte den kommer. Aksjeloven § 6-15 krever underretning minst hver fjerde måned; i et selskap i vekst er månedlig rapportering mer realistisk.
- Saksbehandling og vedtaksførhet. Når styret er vedtaksført, hvilket flertall som kreves, om møter kan holdes digitalt eller som skriftlig behandling, og hvordan hastesaker håndteres.
- Inhabilitet og interessekonflikter. Plikt til å opplyse om egen interesse i en sak, og at habilitetsvurderingen protokollføres. Aktuelt hver gang selskapet handler med en eier eller en eiers nærstående.
- Protokoll. Hva som skal føres, hvem som signerer, når utkastet sendes ut, og hvor protokollene oppbevares. Bruk en fast protokollmal, så blir dette punktet kort.
- Taushetsplikt og informasjonshåndtering. Hva som er fortrolig, og hvordan styredokumenter behandles og lagres.
- Styremedlemmenes rettigheter. Rett til å kreve saker behandlet, rett til å få avvikende syn protokollført, og rett til innsyn i selskapets dokumenter.
- Varamedlemmer. Når og hvordan de innkalles, og hva de får tilsendt. Se varamedlem i styret.
- Revisjon av instruksen. At styret gjennomgår instruksen årlig, gjerne samtidig med egenevalueringen.
Punkt 6 er det viktigste, og det er der de fleste instrukser er for vage. «Vesentlige investeringer krever styrevedtak» er ingen grense – det er en ny diskusjon. Sett tall. En enkeltinvestering over 200 000, samlede forpliktelser over 500 000 i året, alle låneopptak og garantier uansett beløp, all ansettelse og oppsigelse av nøkkelpersonell, og enhver avtale mellom selskapet og en aksjonær. Tilpass nivået til størrelsen på selskapet, men velg et nivå.
Den vanlige fellen: instruksen lastes ned som en mal for et børsnotert konsern, fylles ut med selskapsnavn og legges i en mappe ingen åpner igjen. En instruks som ikke styrer noe, gir falsk trygghet – og den ser dårligere ut for en bostyrer enn ingen instruks, fordi den viser at styret visste hva det burde gjort.
Hvordan brukes instruksen i praksis?
Tre vaner gjør den levende, og alle tre koster lite.
Legg instruksen først i styrepermen, og bruk punkt 4 og 5 som mal for hver innkalling. Da blir agendaen laget av instruksen i stedet for av det som tilfeldigvis er akutt, og møtene handler i større grad om det som betyr noe. Framgangsmåten for innkalling og protokoll står i styremøtet: innkalling og protokoll.
Ta opp instruksen når noen tester grensen. Den dagen daglig leder er i nærheten av en fullmaktsgrense, er det verken pinlig eller personlig å slå opp i den – det er derfor den finnes. Er grensen satt feil, er det en sak til neste møte, ikke noe man bare ser gjennom fingrene med.
Og gjennomgå den én gang i året. Selskaper endrer størrelse, og beløpsgrenser som var fornuftige da omsetningen var 2 millioner, blir en flaskehals når den er 12. En instruks som stadig omgås, er ikke brutt – den er utdatert.
Til sist en påminnelse om hva instruksen ikke løser. Den fordeler arbeid og myndighet, men den fjerner ikke det personlige ansvaret som følger av aksjeloven § 17-1. Et styremedlem som lot være å stille spørsmål fordi «det ligger hos daglig leder etter instruksen», er ikke vernet. Instruksen er et verktøy for godt styrearbeid, ikke en ansvarsfraskrivelse – se styremedlem: rolle, ansvar og honorar for hva vervet faktisk innebærer.
Ofte stilte spørsmål
Må alle aksjeselskaper ha styreinstruks?
Nei. Aksjeloven § 6-23 krever styreinstruks i selskaper der de ansatte har representasjon i styret. Andre selskaper kan velge, og de fleste bør velge å ha en – særlig hvis det er mer enn én eier, eller hvis daglig leder ikke er den samme som eierne.
Hvem skriver og godkjenner instruksen?
Styret fastsetter den selv i et styremøte, og vedtaket føres i protokollen. Daglig leder kan godt lage utkastet – hun kjenner driften best – men beslutningen tilhører styret, og styret bør bruke tid på beløpsgrensene i stedet for å vedta utkastet uendret.
Hva er forskjellen på styreinstruks og vedtekter?
Vedtektene er selskapets grunnlov, vedtas av generalforsamlingen og registreres i Foretaksregisteret. Styreinstruksen er et internt arbeidsdokument som styret vedtar selv, og som ikke registreres noe sted. Vedtektene kan ikke fravikes av instruksen.
Må instruksen sendes til Brønnøysundregistrene?
Nei. Den er intern og skal ikke registreres. Oppbevar den likevel ordentlig sammen med styreprotokollene – ved en tvist eller et konkursbo er den dokumentasjon på hvordan styret var organisert.