Selve navnebyttet er en endringsmelding i Samordnet registermelding og tar noen dager. Det er alt som kommer etterpå – domene, e-post, fakturamaler, bankavtaler, skilt og Google-oppføringen – som tar tid, og som er grunnen til at folk angrer på at de ikke planla bedre.
Bedrifter bytter navn av ganske forutsigbare grunner. Navnet ble valgt på kjøkkenbordet en fredag kveld og passer ikke lenger til det du faktisk selger. Du har bygget virksomheten rundt eget etternavn og skal nå ta inn en partner. Eller du har fått brev fra en advokat som mener navnet ditt ligner for mye på et varemerke de har registrert. Det siste er den mest ubehagelige varianten, og også den vanligste.
Hvem må vedta navneendringen?
Her går det et tydelig skille mellom selskapsformene.
I et aksjeselskap står foretaksnavnet i vedtektene. Det betyr at navneendring er en vedtektsendring, og vedtektsendringer besluttes av generalforsamlingen med minst to tredjedeler av både avgitte stemmer og av aksjekapitalen som er representert. Har du et AS med én eier, er dette i praksis at du skriver en protokoll til deg selv – men den må faktisk skrives, dateres og signeres, for Foretaksregisteret vil se den. Er dere flere eiere, må du sjekke om vedtektene har strengere flertallskrav enn loven før du innkaller. Se hva vedtektene må inneholde for resten av det som ligger i det dokumentet.
I et enkeltpersonforetak er det ingen generalforsamling og ingen vedtekter. Du bestemmer, og du melder. Til gjengjeld er du bundet av en regel AS-er slipper unna: navnet på et enkeltpersonforetak må inneholde innehaverens etternavn. «Bakkevold Anleggsservice» går fint hvis du heter Bakkevold. «Nordic Groundworks» gjør det ikke. Skal du ha et helt fritt navn, må du enten legge etternavnet inn i foretaksnavnet og bruke resten som markedsnavn, eller vurdere om et AS er riktigere for deg.
Hvilke navn er lov?
Foretaksnavneloven setter noen ytre rammer. Navnet må bestå av minst tre bokstaver fra det norske alfabetet. Det kan ikke være bare en beskrivelse av bransjen eller av det du selger – «Rørlegger AS» går ikke, «Rørlegger Hansen AS» går. Et aksjeselskap må ha «AS» eller «aksjeselskap» som del av navnet, og det er den delen alle husker.
Den delen ingen husker, er denne: Brønnøysundregistrene kontrollerer at navnet oppfyller de formelle kravene og at det ikke er identisk med et allerede registrert foretaksnavn. De kontrollerer ikke om navnet krenker noen andres rettigheter. Får du navnet registrert, betyr det at skjemaet var riktig utfylt – ikke at du har rett til å bruke navnet i markedet. Den vurderingen må du gjøre selv, før du melder.
Fellen: Godkjent registrering er ikke en klarering. Et registrert varemerke gir innehaveren enerett innenfor sine vare- og tjenesteklasser, og den eneretten gjelder selv om Brønnøysund har sluppet foretaksnavnet ditt gjennom. Du kan i verste fall bli pålagt å slutte å bruke navnet etter at skilt, biler og emballasje er produsert.
Hvordan sjekker du at navnet er ledig?
Tre søk, i denne rekkefølgen, og alle tre tar under en halvtime til sammen.
- Navnesøk i Brønnøysundregistrenes enhetsregister. Søk på navnet, og søk også på de nærliggende variantene – uten mellomrom, med annen stavemåte, med og uten «Norge». Finner du et foretak med tilnærmet samme navn i samme bransje, dropp det. Sannsynligheten for at dere ender opp med hverandres e-post og fakturaer er ikke teoretisk.
- Varemerkesøk hos Patentstyret. Patentstyret har en åpen søkedatabase over registrerte og søkte varemerker i Norge. Søk på ordet, og på ord som ligner fonetisk. Treffer du et varemerke i samme klasse som din virksomhet, er navnet reelt sett opptatt selv om ingen har registrert det som foretaksnavn.
- Domene og sosiale medier. Er .no-domenet tatt av en aktiv nettbutikk i samme bransje, spiller det ingen rolle at foretaksnavnet er ledig. Sjekk også at brukernavnet er tilgjengelig der kundene dine faktisk er.
Skal du bruke navnet som et reelt varemerke, er neste steg å søke det registrert hos Patentstyret. Det koster og tar tid, men gir en enerett som foretaksnavnet alene ikke gir. Vurderingen av om det lønner seg hører hjemme sammen med resten av tenkningen i reglene og tipsene for valg av firmanavn.
Slik melder du endringen
Endringen meldes elektronisk gjennom Samordnet registermelding i Altinn. Du logger inn, velger foretaket, huker av for endring av navn, fyller inn det nye navnet og laster opp generalforsamlingsprotokollen og de oppdaterte vedtektene hvis det er et AS. Meldingen må signeres av den eller de som har signaturrett, og signeringen skjer i Altinn – hvis styrelederen din er på fjelltur uten dekning, står saken stille.
Er foretaket registrert i Foretaksregisteret, påløper det et gebyr for endringsmeldingen. Beløpet justeres jevnlig, så slå opp gjeldende sats hos Brønnøysundregistrene før du budsjetterer. Endringer som bare berører Enhetsregisteret, er gratis.
Organisasjonsnummeret følger foretaket og endres ikke. Det er verdt å si høyt til kunder, leverandører og banken: dere skal ikke opprette ny kundeavtale, det er samme juridiske enhet med nytt navn. Når registreringen er godkjent, får du en oppdatert firmaattest med det nye navnet, og den er dokumentet du sender til alle som spør.
Hva må du huske å endre etterpå?
Dette er der navnebytter går galt. Ikke fordi noe av det er vanskelig, men fordi det er tjue små ting og ingen eier lista. Lag den før du melder endringen, ikke etter.
| Område | Det som må gjøres |
|---|---|
| Domene og e-post | Kjøp nytt domene før du melder navnet. Sett opp videresending fra det gamle, og la den stå i minst et år. Gamle e-postadresser står i signaturer, avtaler og kontaktlister i årevis. |
| Nettsted | Nytt navn i logo, tittel, kolofon og vilkår. Beholder du samme nettsted på nytt domene, sett opp permanent videresending fra alle gamle adresser – ellers mister du plasseringene du har bygget opp. |
| Faktura og regnskap | Nytt navn i fakturamal og regnskapssystem, og på fakturaer som allerede er sendt, men ikke betalt. Selgernavn og organisasjonsnummer på fakturaen må stemme med registeret. |
| Bank og betaling | Meld navneendring til banken med ny firmaattest. Kontonummeret består, men kontoens navn må endres, ellers avvises betalinger fra kunder med streng navnekontroll. Husk kortterminal, Vipps-avtale og eventuelle inkassoavtaler. |
| Avtaler og forsikring | Leiekontrakt, forsikringer, leasingavtaler, abonnementer. De fleste krever bare en beskjed, men beskjeden må gis. |
| Fysisk profilering | Skilt, bildekor, arbeidstøy, emballasje, visittkort. Den dyreste posten, og den du bør bestille sist – etter at registreringen faktisk er godkjent. |
| Kart og kataloger | Oppdater Google Bedriftsprofil med én gang. Ellers ringer kundene et navn som ikke finnes lenger. |
Google Bedriftsprofil fortjener en egen advarsel. Endrer du navnet der uten at det stemmer med skiltet på døra og med nettstedet ditt, kan oppføringen bli satt til manuell kontroll og forsvinne fra kartet i mellomtiden. Gjør endringen etter at nettstedet er oppdatert, ikke før, og legg gjerne inn et bilde av den nye fasaden samtidig.
Tips: Send én kort e-post til alle kunder og leverandører samme dag som endringen er godkjent: nytt navn, samme organisasjonsnummer, samme kontonummer, samme folk. Det stopper omtrent halvparten av telefonene du ellers ville fått, og det stopper hele mistanken om at noen forsøker fakturasvindel i navnet ditt.
Ofte stilte spørsmål
Får jeg nytt organisasjonsnummer når jeg bytter navn?
Nei. Organisasjonsnummeret er knyttet til den juridiske enheten og følger foretaket gjennom navnebytte, adresseendring og eierskifte. Det er nettopp derfor du kan beholde avtaler, kontonummer og historikk.
Kan jeg bruke et annet navn i markedsføringen enn det registrerte?
Ja, du kan drive under et markedsnavn så lenge det registrerte foretaksnavnet fremgår der loven krever det – blant annet på fakturaer, i brev og på nettstedet. Men et markedsnavn du ikke har registrert som varemerke, har svakt vern hvis noen andre begynner å bruke det.
Hvor lang tid tar navneendringen?
Elektroniske endringsmeldinger behandles normalt raskt, men saksbehandlingstiden varierer med sesong og med om alt er riktig utfylt. Sjekk oppdatert behandlingstid hos Brønnøysundregistrene, og ikke bestill skilt før godkjenningen er i boks.
Hva om noen protesterer på det nye navnet etterpå?
Da må retten til navnet avklares mellom partene, i verste fall for domstolene. Har den andre parten et eldre varemerke eller et innarbeidet kjennetegn i samme bransje, står du svakt. Ta kontakt med en advokat med kjennetegnsrett som fagfelt før du svarer på et slikt brev – og gjør varemerkesøket på forhånd neste gang.