Arbeidsmiljøloven setter alminnelig arbeidstid til 9 timer i døgnet og 40 timer i uka. Alt arbeid utover det er overtid, og overtid skal betales med minst 40 prosent tillegg. De 37,5 timene de fleste jobber, kommer fra tariffavtale eller arbeidsavtale – ikke fra loven.
Den forskjellen er ikke akademisk. Den avgjør når overtidstillegget begynner å løpe, og den er stedet der de fleste småbedrifter regner feil – i begge retninger.
Hva er alminnelig arbeidstid?
Lovens utgangspunkt er 9 timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av sju dager. Overskrides én av dem, er timene over grensen overtid etter loven, med krav på tillegg.
Har bedriften tariffavtale, ligger den alminnelige arbeidstiden som regel på 37,5 timer i uka. Det samme gjelder hvis du har avtalt 37,5 timer i den enkelte arbeidsavtalen. Men de 2,5 timene mellom 37,5 og 40 er ikke overtid i lovens forstand – de er såkalt merarbeid. Med mindre tariffavtalen sier noe annet, har den ansatte krav på vanlig timelønn for dem, ikke på 40 prosent tillegg.
I praksis betyr dette:
- Ansatt med 37,5 timers uke som jobber 39 timer: 1,5 time merarbeid, vanlig lønn.
- Samme ansatt som jobber 45 timer: 2,5 timer merarbeid og 5 timer overtid med minst 40 prosent tillegg.
- Ansatt som jobber 10 timer på én dag innenfor en 38-timers uke: én time over døgngrensen er overtid, selv om uka totalt er under 40.
Døgngrensen glemmes oftest. Mange regner bare på ukesummen, og overser at en lang mandag utløser overtid i seg selv.
Overtidstillegget kan ikke avtales bort. Minimum 40 prosent er en minsterett i loven. Dere kan avtale høyere tillegg, og dere kan avtale at selve timene tas ut som avspasering – men tillegget skal alltid utbetales i penger. En avtale om «time for time avspasering, ingen tillegg» er ugyldig, uansett hvor enige begge parter var.
Når har du lov til å pålegge overtid?
Bare når det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov. Loven bruker den formuleringen bevisst: uforutsett fravær, en frist som må holdes, en sesongtopp, en driftsstans som må rettes. Overtid som fast ordning fordi bemanningen er for lav, er ikke lovlig – det er en underbemanning som skal løses med flere folk, ikke med lengre dager.
Utover selve vilkåret setter loven tak på hvor mye overtid som kan pålegges: ett tak per uke, ett per fire sammenhengende uker, og ett per år. Grensene er lavere enn de fleste antar, og de kan utvides gjennom skriftlig avtale med tillitsvalgte eller ved tillatelse fra Arbeidstilsynet – men da innenfor nye, høyere grenser som også er absolutte. Slå opp gjeldende timetall hos Arbeidstilsynet før du planlegger en periode med mye overtid; dette er ikke tall du skal huske feil.
Det finnes også en samlet grense for hvor lang den totale arbeidstiden kan være per døgn og per uke, uansett hvordan timene fordeler seg. Og uavhengig av alt dette gjelder to praktiske regler du bør ha i ryggmargen: en ansatt har rett til å bli fritatt fra overtid av helsemessige eller vektige sosiale grunner, og alle har krav på sammenhengende arbeidsfri i døgnet og i uka. En kveldsøkt som ender halv ett, kolliderer fort med neste dags oppstart klokka sju.
Kan dere avtale gjennomsnittsberegning?
Ja, og for mange småbedrifter er dette det mest nyttige verktøyet i hele kapittelet. Gjennomsnittsberegning betyr at den alminnelige arbeidstiden beregnes som et snitt over en periode, slik at lange uker i sesongen kan veies opp av korte uker utenfor.
Da kan lakseslakteriet, malerfirmaet eller kafeen på fjellet legge opp til 50-timers uker i mai og 30-timers uker i november uten at hver eneste time over 40 blir overtid. Snittet over perioden må holde seg innenfor lovens alminnelige arbeidstid, og det er egne grenser for hvor lange enkeltuker og enkeltdøgn kan bli.
Tre nivåer finnes: skriftlig avtale direkte med den enkelte ansatte, avtale med tillitsvalgte der bedriften er bundet av tariffavtale, og samtykke fra Arbeidstilsynet. Rammene blir videre jo høyere opp du går. For en bedrift uten tariffavtale er individuell skriftlig avtale den aktuelle veien, og den har de snevreste rammene – sjekk grensene hos Arbeidstilsynet før du setter opp turnusen.
Avtalen må være skriftlig og inngås på forhånd. Å gjennomsnittsberegne i etterkant, når regnskapsføreren spør hvorfor lønnskostnaden i mai var så høy, er ikke en mulighet.
| Situasjon | Hva timene regnes som | Betaling |
|---|---|---|
| Innenfor 37,5 t (tariff/avtale) | Alminnelig arbeidstid | Ordinær lønn |
| Mellom avtalt 37,5 t og lovens 40 t | Merarbeid | Ordinær lønn, med mindre tariff sier annet |
| Over 40 t i uka eller 9 t i døgnet | Overtid | Ordinær lønn + minst 40 % tillegg |
| Overtid som avspaseres | Overtid | Timene avspaseres, tillegget utbetales |
| Innenfor avtalt gjennomsnittsberegning | Alminnelig arbeidstid | Ordinær lønn |
Hvem kan unntas fra arbeidstidsreglene?
Arbeidstakere i ledende eller særlig uavhengig stilling. Det er de to unntakene, og de er langt snevrere enn bruken av dem i norsk arbeidsliv skulle tilsi.
Ledende stilling betyr reell overordnet lederfunksjon: du har personalansvar, du bestemmer over andres arbeid, du har beslutningsmyndighet av betydning. Tittelen «avdelingsleder» på en person som gjør nøyaktig det samme som de tre andre på laget, er ikke nok.
Særlig uavhengig stilling er den som misbrukes. Vilkåret er at arbeidstakeren selv prioriterer sine oppgaver, bestemmer hva som skal gjøres, når og hvordan, og selv vurderer behovet for egen arbeidsinnsats. Det holder ikke å kunne styre når arbeidet gjøres. En konsulent som kan velge om hun tar timene på kvelden, men som må levere det kunden bestiller til fristen kunden setter, er ikke særlig uavhengig – hun er fleksibel.
Hvorfor plasserer så mange ansatte i denne kategorien? Fordi den fjerner overtidsbetalingen, og fordi ingen protesterer så lenge alt går bra. Regningen kommer når arbeidsforholdet tar slutt i uvennskap, eller ved et tilsyn. Da kan etterbetalingskravet dekke flere år bakover, med tillegg, og Arbeidstilsynet kan gi pålegg om å rette klassifiseringen for hele bedriften.
Test det slik: Kan personen si «denne oppgaven tar jeg ikke, jeg prioriterer noe annet» – og faktisk gjøre det? Kan hun bestemme at uka blir 30 timer fordi hun mener det holder? Er svaret nei på begge, er stillingen ikke særlig uavhengig, uansett hva som står i arbeidsavtalen. Ved tvil: la vedkommende føre timer og få overtidsbetalt. Det er billigere enn alternativet.
Må du føre oversikt over arbeidstiden?
Ja. Arbeidsgiver har plikt til å ha en oversikt som viser hvor mye hver enkelt arbeidstaker faktisk har arbeidet, og oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og for de tillitsvalgte. Dette er ikke en plikt som slår inn ved et visst antall ansatte – den gjelder fra den første.
Ansatte i ledende eller særlig uavhengig stilling er unntatt fra selve arbeidstidskapittelet, men det er en dårlig grunn til å slutte å føre timer på dem. Skal du kunne dokumentere at klassifiseringen var riktig, hjelper det å vite hva de faktisk jobbet.
Formen er fri. Et regneark, en app, timeregistreringen i regnskapsprogrammet – alt duger, så lenge det viser faktisk arbeidet tid per person og er mulig å hente fram. Det som ikke duger, er å rekonstruere det fra minnet den dagen noen spør. Ta med reglene om arbeidstid, overtid, avspasering og timeføring i personalhåndboken, så slipper du å forklare dem på nytt for hver ansettelse.
Hvor hører arbeidstiden hjemme i papirene?
I arbeidsavtalen, som skal opplyse om lengden på den daglige og ukentlige arbeidstiden og om pauser. Er arbeidstiden variabel eller turnusbasert, skal avtalen si hvordan den fastsettes, og arbeidsplanen skal drøftes med de ansatte og foreligge i god tid før perioden starter.
Arbeidstid er dessuten et HMS-tema, ikke bare et lønnstema. Lange dager over tid gir flere feil, flere skader og mer fravær, og risikoen ved arbeidstidsordningen skal vurderes som en del av internkontrollen. Har bedriften verneombud, hører arbeidstidsordningen naturlig inn i det vedkommende skal følge med på. Er de ansatte under 18 år, gjelder egne og strengere grenser, med forbud mot nattarbeid – de er beskrevet i sommerhjelp og ungdom i jobb.
Når du budsjetterer, husk at overtid er en dyr måte å kjøpe kapasitet på. En time med 40 prosent tillegg koster mer enn en time hos en ny deltidsansatt, og den slitasjen kommer i tillegg. Ansattkostnad-kalkulatoren gir deg sammenligningen – går overtiden i taket måned etter måned, er svaret som regel en ansatt til, ikke lengre dager.
Ofte stilte spørsmål
Er 37,5 timer i uka lovpålagt?
Nei. Lovens alminnelige arbeidstid er 40 timer i uka og 9 timer i døgnet. De 37,5 timene følger av tariffavtale eller av den enkelte arbeidsavtalen, og timene mellom 37,5 og 40 regnes som merarbeid – ikke overtid.
Kan ansatte avspasere overtid i stedet for å få betalt?
Timene kan avspaseres time for time hvis dere avtaler det skriftlig, men overtidstillegget på minst 40 prosent skal uansett utbetales i penger. Det kan ikke avspaseres bort.
Kan jeg pålegge en ansatt overtid?
Ja, når det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov, og innenfor lovens timegrenser. Den ansatte kan likevel kreve fritak av helsemessige eller vektige sosiale grunner, og du kan ikke bruke overtid som permanent løsning på for lav bemanning.
Gjelder arbeidstidsreglene for daglig leder i et lite AS?
Er stillingen en reell ledende stilling med personalansvar og beslutningsmyndighet, er den unntatt fra arbeidstidskapittelet. En daglig leder som i praksis jobber side om side med de ansatte uten reell lederfunksjon, er det ikke uten videre.
Hvor lenge må jeg oppbevare timelistene?
Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte, og timelister som ligger til grunn for lønn er samtidig regnskapsmateriale med de vanlige oppbevaringskravene. Behold dem i minst fem år sammen med lønnsdokumentasjonen.